MỘT SỐ THỦ THUẬT TIN HỌC VĂN PHÒNG - P1

MỘT SỐ THỦ THUẬT TIN HỌC VĂN PHÒNG - P1

Để chèn một công thức toán học vào văn bản, World có riêng một tiện ích cho công việc này, đó là Microsoft Equation

Mỗi lần cần chèn công thức toán học, bấm Insert > Object. Ở cửa sổ hiện ra, bấm thẻ Create New, bấm chuột vào mục bất kỳ trong khung Object type và gõ nhiều lần chữ M để đến mục chọn Microsoft Equation 3.0, bấm OK.Nếu việc chèn công thức toán học là thường xuyên, bạn nên đặt thường trực biểu tượng của Microsoft Equation trên một thanh công cụ nào đó bằng cách: Bấm chuột phải lên bất kỳ thành công cụ nào, chọn View > Customize. Ở cửa sổ hiện ra, bấm thẻ Commands, bấm chọn mục Insert trong khung Categories, tìm và bấm giữ chuột trái trên mục Equation Editor (ở khung Commands) kéo bỏ lên thanh công cụ (ví dụ thanh Standard).Nếu không tìm thấy mục Microsoft Equation (hoặc Equation Editor) trong hai thao tác trên là do quá trình cài bộ Microsoft Office chưa cài tiện ích này. Khi đó bạn phải cài bổ sung từ đĩa cài đặt Microsoft Office. Hoặc đưa đĩa này vào khi có thông báo.

Đặt con nháy tại vị trí cần chèn, thực hiện cách chạy Microsoft Equation. Di chuyển chuột trên các nhóm công thức toán hỏctên thanh công cụ Equation vừa hiện ra để tìm công thức muốn tạo, bấm chọn công thức. Khi đó trang soạn thảo sẽ xuất hiện khung nhập công thức (có dạng Textbox), dùng các phím mũi tên lên xuống, sang trái, sang phải để di chuyển đến các vị trí trong công thức và nhập nội dung. Thực hiện chèn tiếp các công thức khác nếu chúng cùng nằm trong phần mềm này. Bấm chuột vào một vị trí bất kỳ trong vùng soạn thảo văn bản để kết thúc việc nhập công thức toán học.

Bấm đúp chuột lên công thức đã chèn để thực hiện chỉnh sửa. Ở cửa sổ chèn công thức, bấm menu Style > Other để thay đổi dạng font mặc định của công thức

Vì khung chứa công thức có dạng như một Textbox nên việc định dạng hiển thị nó giống như định dạng hiển thị Textbox: Bấm chuột phải lên công thức, chọn Format Object. Ở cửa sổ hiện ra, bấm thẻ Layout (hoặc một thẻ khác cần dùng) và chọn một dạng hiển thị. Sau thao tác này, bạn có thể bấm giữ chuột lên công thức và di chuyển đến vị trí cần dùng. 

Khi mà Luật bản quyền phần mềm ngày càng được siết chặt thì xu hướng sử dụng các phần mềm miễn phí càng được quan tâm.

Đối với những người thường xuyên sử dụng phần mềm văn phòng MS Word thì có thể chuyển sang dùng OpenOffice hay một phần mềm khác tương tự. Tuy nhiên đối với những người thường xuyên làm việc online, có thể không cần phải cài đặt các phần mềm này làm gì, vì trang web: http://www.writely.com sẽ cung cấp cho bạn một chức năng soạn thảo tài liệu trực tuyến, có thể làm việc giống như trên các chương trình soạn thảo bình thường khác. Bạn chỉ cần đăng ký làm thành viên là có thể sử dụng được dịch vụ soạn thảo tài liệu trực tuyến này.

Ngoài trang web này, trang web: http://online.thinkfree.com cũng có thể cho phép bạn soạn thảo tài liệu Word, tạo các tài liệu trình chiếu trong hội nghị, tạo file pdf... cũng khá tiện lợi.

Nhiều người vẫn tưởng rằng Recycle Bin tồn tại trong hệ điều hành Windows là một giải pháp tốt nhưng thực chất thùng rác lại “ngốn” rất nhiều diện tích. Nếu bạn không xóa hoàn toàn các file vô bổ ra khỏi ổ rác thì có ngày bạn sẽ “bội thực” với chúng. 

Hệ điều hành từ thế hệ Windows Server 2003 trở lên có hai phương pháp giúp ngừoi dùng xóa một file hoàn toàn mà không “gửi” sang Recycle Bin. Tuy nhiên, hãy cẩn thận vì những cách này sẽ xóa ngay lập tức những file mà bạn đã delete.

Cách đơn giản nhất là bấm giữ phím Shift trong khi xóa một file nào đó. Ngoài ra chức năng Group Policy trong hệ điều hành cũng giúp bạn thay đổi cách thức hệ thống xử lý các dữ liệu bị xóa. Bạn chỉ cần thực hiện theo các bước sau:

Chọn Start > Run, sau đó gõ lệnh gpedit.msc và OK. Sau khi hộp thoại ứng dụng Group Policy xuất hiện, bạn hãy chọn thẻ User Configuration | Administrative Templates | Windows Components | Windows Explorer.

Từ một bảng list các cài đặt vừa xuất hiện, bạn tìm và click vào mục Do Not Move Deleted Files To The Recycle Bin entry. Sau đó, bạn hãy đổi cài đặt từ chế độ Not Configured hoặc Disabled sang thành chế độ Enabled.

Đăng nhập vào registry bằng dòng lệnh Start | Run và nhập Regedit.exe. Ngay lập tức Registor xuất hiện, bạn hãy chọn HKEY_CURRENT_USER | Software | Microsoft | Windows | CurrentVersion | Policies | Explorer.

Bạn hãy gán giá trị là 1 trong khung DWORD value (NoRecycleFiles). Tiếp theo hãy đóng cửa sổ Registry Editor rồi khởi động lại hệ thống để các thay đổi trong cài đặt có tác dụng.

Lưu ý: Mọi tùy chỉnh trong Registry là rất nguy hiểm nên bạn cần phải sao lưu trước khi thực hiện bất cứ thay đổi nào.

Khi tạo một văn bản, có những định dạng đặc biệt không hề có sẵn trên bàn phím. Vậy bạn phải làm cách nào?

Nếu lỡ gõ nhầm chữ in sang chữ thường hoặc ngược lại, thay vì xoá và gõ lại, bạn quét chọn vùng văn bản, bấm menu Format > Change case. Ở cửa sổ hiện ra,bấm chọn một lựa chọn: Sentence case (Chữ in đầu câu), lowercase (chuyển sang chữ thường), UPPERCASE (chuyển sang chữ in), Title Case (Chữ in đầu mỗi từ),tOGGLE cASE (chữ thường đầu mỗi từ).Có thể làm nhanh ba thao tác Sentence case, lower case, UPPERCASE bằng cách bấm nhiều lần tổ hợp phím Shift + F3 sau khi quét chọn vùng văn bản.

Tuy nhiên đối với văn bản dùng font Unicode(Arial, Times New Roman, Tahoma...) thì không sử dụng được thao tác trên mà phải dùng thêm chương trình Unikey 3.6.Quét chọn vùng văn bản, bấm tổ hợp phím Ctrl+C (hoặc bấm menu Edit > Copy hoặc nút Copy trên thanh công cụ Standard). Chạy chương trình Unikey, bấm chuột phải lên biểu tượng chương trình (chữ V màu đỏ nằm ở khay đồng hồ),chọn Công cụ (hoặc bấm Ctrl + Shift + F6), ở cửa sổ hiện ra, bấm chọn Unicode ở hai ô Đích, Nguồn trong khung Bảng mã, đánh dấu chọn mục Chuyển mã Clipboard, đánh dấu chọn mục chọn Sang chữ hoa hoặc Sang chữ thường, bấm nút Chuyển mã. Trở lại cửa sổ soạn thảo, bấm tổ hợp phím Ctrl+V (hoặc bấm menu Edit > Paste, hoặc bấm nút Paste trên thanh công cụ).

Để viết công thức của nước H2O. Bạn gõ H2O, quét chọn chữ số 2, bấm menu Format > Font. Đánh dấu chọn mục Subscript ở cửa sổ hiện ra, bấm OK. Hoặc sử dụng phím tắt gõ chữ H, bấm tổ hợp phím Ctrl + dấu =, gõ số 2, sau đó lại bấm tổ hợp phím Ctrl + dấu =, rồi gõ chữ O.

Để soạn thảo A 2: Gõ A2, quét chọn số 2, bấm menu Format > Font, đánh dấu chọn mục Superscript, bấm OK. Hoặc sử dụng phím tắt: Gõ A, bấm tổ hợp 3 phím Ctrl, Shift và dấu =, gõ số 2, bấm Ctrl, Shift và dấu =/

Quét chọn vùng văn bản, bấm menu Format. Trong cửa sổ hiện ra,vừa đánh dấu chọn các mục trong phần Effects, vừa quan sát trong khung Preview bên dưới để tìm các loại hiệu ứng cần dùng, bấm OK.

Quét chọn văn bản, bấm menu Format > Font. Bấm thẻ Character Spacing. Bấm ô Scale, chọn giá trị %, bấm OK.

Định dạng này chỉ có tác dụng khi xem văn bản trong Word mà không in được. Quét chọn văn bản, bấm menu Format > Font. Bấm thẻ Text Effects, vừa bấm chọn một dạng hiệu ứng trong khung Animations vừa quan sát khung phía dưới để xem trước hiệu ứng, bấm OK

Trong một văn bản, đôi khi bạn muốn một số định dạng đặc biệt. Word đã có những hỗ trợ cho bạn giúp bạn xử lý được những khó khăn đó.

Trước khi thực hiện Drop Cap, bạn soạn thảo văn bản một cách bình thường như những văn bản khác. Sau khi soạn xong, quét chọn chữ cần thực hiện (chỉ có những chữ đầu đoạn văn mới có tác dụng), bấm menu Format > Drop Cap. Ở cửa sổ hiện ra, bấm chọn 1 trong 2 dạng :Dropped, In margin (chọn Dropped, chữ sẽ nằm trong vùng văn bản, chọn In margein, chữ sẽ nằm ngoài vùng văn bản). Bấm ô Font để chọn font (nếu cần), thay đổi giá trị trong ô Line to drop để tăng kích thước chữ, ở chế độ mặc định chữ này sẽ cao gấp 3 lần chữ bình thường. Ngoài ra, sau khi tạo chữ còn có thể điều chỉnh font, kích thước bằng cách bấm giữ chuột trên các nút vuông màu đen xung quanh chữ và để điều chỉnh, bấm chọn ô Font trên thanh Formatting để chọn font.Để bỏ định dạng, bấm chọn chữ, bấm menu Format > Drop Cap, bấm chọn None ở cửa sổ hiện ra.

Thao tác này giúp bạn trình bày văn bản theo dạng cột (thường thấy trên báo). Trước khi thực hiện, bạn đặc con nháy soạn thảo ở vị trí cuối đoạn, cuối vùng cần thực hiện, bấm một hay hai lần phím Êntr (nếu không thực hiện thao tác này, sau khi chia, văn bản chỉ năm ở cộg đầu tiên của tất cả các trang). Quét chọn đoạn, vùng văn bản cần thực hiện, bấm menu Format > Columns. Ở cửa sổ hiện ra, bấm chọn một trong số các dạng cột muốn chia ở phần Presets (nếu muốn số cột nhiều hơn, thay đổi giá trị trong ô Number of colums), đánh dấu chọn mục Line Between nếu muốn có đường kẻ phân cách giữa các cột, bấm ô Apply to chọn vùng tác dụng. Cuối cùng bấm OKKhi thực hiện, có thể việc ngắt cột sẽ không như mong muốn. Để ngắt toàn bộ một vùng văn bản sang cột bên cạnh, đặt con nháy soạn thảo ở đầu vùng cần thực hiện, bấm tổ hợp ba phím Ctrl + Shift + Enter.

Với định dạng này, bạn có thể tạo ra các chữ xoay đứng hướng sang trái hoặc sang phải. Trước khi thực hiện, bạn phải vẽ một Text Box và gõ chữ cần thực hiện. Sau đó, quét chọn chữ trong Text Box, hay bấm chọn Text Box, bấm menu Format > Text Direction, bấm chọn một dạng trong cửa sổ hiện ra rồi bấm OK. Bạn có thể thực hiện việc định dạng này sau khi thực hiện định dạng Drop Cap

Nếu bạn muốn liên kết tập tin âm thanh vào văn bản để thêm phần hấp dẫn hay muốn làm rõ hơn ý minh họa trong các bài báo cáo, bạn có thể dùng Word để chèn âm thanh.

Bước 1: Bạn chọn vào menu Insert > Object.

Bước 2: Bạn chọn tiếp vào thẻ Create From File. Sau đó, nhấn Browse để chọn file. Trong phần tùy chọn cho bạn 3 lựa chọn: - Link To File: liên kết với file theo đường dẫn; - Display as Icon: hiển thị dạng icon của tập tin; - Float Over Text: xuất hiện cùng với text. Cách trên thường dùng trong trường hợp bạn không có headphone để thu giọng nói. Nếu như bạn đã có một Microphone có khả năng thu giọng nói thì bạn có thể thêm âm thanh từ chính giọng nói của mình. Tương tự như cách thực hiện trên, tuy nhiên bạn chọn vào thể Create New. Sau đó, rê thanh trượt đến phần Wave Sound. Nhấn OK. Bấy giờ, chương trình Sound recoder xuất hiện và cho bạn thu âm giọng nói của mình để chèn vào văn bản rồi đấy. Rất thú vị với văn bản vừa nghe nhìn này phải khôn

Bảo vệ nội dung file văn bản

Sau khi soạn thảo xong một file trong Word, bạn có thể bảo vệ file này không cho người khác sửa đổi hay mở xem bằng các cách sau đây:

Mở văn bản cần thực hiện, bấm menu Tools > Protect document. Ở cửa sổ hiện ra, có ba lựa chọn ứng với ba cấp bảo vệ từ thấp đến cao.

- Chọn Tracked Changes nếu muốn lưu lại những gì khi chỉnh sửa. Trong cấp bảo vệ này, Word sẽ đánh dấu những đoạn chỉnh sửa bằng màu đỏ.

- Chọn Comments nếu không muốn người xem xóa, sửa nội dung. Ở cấp bảo vệ này, người xem vẫn có thể sao chép được nội dung văn bản.

- Muốn bảo vệ tuyệt đối nội dung văn bản, bạn hãy bấm chọn Form, khi đó Word sẽ khóa tất cả các chức năng sửa đổi sao chép, lúc đó văn bản có thuộc tính như một file pdf.Sau khi chọn xong cấp độ bảo vệ, nhập password vào ô trống bên dưới, bấm OK. Để gỡ bỏ bảo vệ, bấm menu Tools > Unprotect document, nhập password khi có yêu cầu.Ngoài ra, bạn cũng có thể đặt thuộc tính Read Only cho file văn bản nhằm chống lại việc lưu hay cập nhật nội dung file. Bạn thực hiện việc này bằng cách: ở cửa sổ Windows Explorer, bấm chuột phải lên file cần thực hiện rồi chọn properties, bấm thẻ General ở cửa sổ hiện ra, đánh dấu chọn mục Read-only.

Ở hình thức bảo vệ trên, người xem vẫn có thể mở được file nhưng không chỉnh sửa được file. Còn ở hình thức này chúng ta sẽ đặt password để ngăn chặn việc mở file. Mở văn bản cần thực hiện, bấm menu Tool > Options, bấm thẻ Security, nhập password vào ô Password to Open, bấm OK rồi thực hiện lưu file. Hoặc cũng có thể thực hiện theo cách: bấm menu File > Save As (hoặc bấm phím F12), bấm nút Tools, chọn Security Options, nhập password vào ô Password to Open, bấm OKMột khi file đã được bảo vệ bằng cách này, cần phải nhập đúng password ở thông báo hiện ra thì mới mở được file. Để gỡ bỏ password, làm lại thác tác như khi cài đặt password nhưng xóa tất cả các dấu * có trong ô Password to Open.

Tìm kiếm và thay thế là một tính năng rất cần thiết đối với những người làm việc trong văn phòng.

Mở file văn bản cần thực hiện, bấm menu Edit > Find hoặc bấm tổ hợp Ctrl + F. Ở cửa sổ hiện ra, gõ từ cần tìm vào ô Find What rồi bấm nút Find Next hoặc bấm phím Enter, khi đó chương trình sẽ dò tìm và dừng lại ở từ tìm thấy trong văn bản. Do vậy bạn bấm chuột vào từ đó để sửa chữa (nếu cần) rồi bấm nút Find Next để tìm tiếp. Có thể tìm từ có dấu bằng cách thiết lập bảng mã đúng với font chữ dùng trong văn bản rồi gõ từ có dẫu vào ô Find What (bạn cứ gõ đúng từ cần tìm, có thể ô này không hiển thị được dấu).Trong trường hợp muốn tìm chính xác từ (tìm từ có phân biệt chữ hoa, thường....), bấm nút More ở cửa sổ tìm kiếm, đánh dấu chọn vào các mục Match case, Find whole words only....

Chẳng hạn, lúc soạn thảo bạn gõ chữ HN để viết chữ Hà Nội, và chữ này lặp đi lặp lại rất nhiều trong văn bản. Rồi đến lúc bạn cần tìm và sửa lại tất cả chữ VN thành Việt Nam. Rõ ràng nếu bạn tự tìm và sửa lại theo cách thủ công thì rất lâu. Chức năng tìm kiếm và thay thế trong thời gian nhanh nhất.Bấm nenu Edit > Replace hoặc bấm Ctrl+H. Ở cửa sổ hiện ra, gõ từ cần tìm vào ô Find What, gõ từ cần thay vào ô Replace with, bấm nút Find Next để tìm thấy từ rồi bấm nút Repalce để thay thế từ đó, hoặc bấm Replace All nếu chắc chắn thay tất cả các từ đó trong văn bản.

Ở cách tìm kiến, thay thế nói trên, bạn chỉ tìm được những từ thấy được mà không thể tìm những ký tự không hiển thị, hay ký hiệu của một định dạng nào đó. Để tìm những ký tự dạng này, ở cửa sổ tìm kiếm và thay thế, bấm nút More, bấm nút Special rồi bấm chọn dạng ký tự cần tìm ở danh sách hiện ra. Khi đó ở ô Rind what hay ô Replace with sẽ xuất hiện trong ký tự quy định cho dạng đã chọn. Cho nên ở những lần sau, bạn có thể gõ lại những ký tự đã thấy để tìm dạng ký tự đặc biệt đó.

Thao tác chèn hình ảnh vào văn bản gần giống với thao tác chèn ký tự đặc biệt vào văn bản. Tuy nhiên công việc điều chỉnh để hình và văn bản nằm theo ý định trình bày là tương đối khó.

Đặt con nháy ở vị trí cần chèn hoặc đặt ở một nơi trống trong văn bản, bấm menu Insert > Picture > Clip Art. Bấm chuột lên hàng chữ Organize clips để hiện cửa sổ chèn hình. Ở cửa sổ hiện ra, bấm dấu + ở trước mục Office Collections, bấm chọn các mục con là tên nhóm hình, bấm giữ chuột lên hình cần chèn, kéo hình này bỏ vào khung soạn thảo, hoặc bấm chuột phải lên hình chọn Copy và trở lại khung soạn thảo, bấm chuột phải chọn Paste.

Để chèn được các file hình, bấm menu Insert > Picture > From File. Ở cửa sổ hiện ra, tìm nơi lưu trữ hình, bấm đúp chuột lên hình cần chèn hoặc bấm chọn hình rồi bấm nút Insert.

Khi hình được chèn vào văn bản, xung quanh hình có tám nút vuông màu đen. Bạn di chuyển chuột đến từng nút đen này, đến khi thấy con trỏ chuột biến thành dấu mũi tên có hai chiều thì bấm giữ chuột và kéo chuột vào trong hay ra ngoài để điều chỉnh kích cỡ hình.

Bấm đúp chuột lên hình đã chèn hoặc bấm phải chuột lên hình, chọn Format Picture. Ở cửa sổ hiện ra, bấm thẻ Layout, bấm chọn 1 trong 5 dạng hiển thị: In Line With Text (chữ cách hình trên hàng), Square (chữ nằm đều xung quanh hình), Tight (Chữ nằm xen kẽ xung quanh hình) Behind Text (hình nằm phía dưới chữ), Infront of text (hình nằm trên chữ), xong bấm OK. Khi đó tám nút vuông màu đen xung quanh hình sẽ chuyển thành tám nút tròn và một nút tròn xanh. Tiếp tục bấm giữ chuột lên hình và kéo hình đến vị trí thích hợp. Trong trường hợp cần xoay nghiêng hình, di chuyển con trỏ chuột đến nút tròn xanh và kéo chuột để xoay.

Tinh chỉnh màu sắc hình

Bấm menu View > Toolbars > Picture để hiển thị thanh công cụ định dạng hình. Bấm chọn hình cần thực hiện rồi bấm các nút lệnh trên thanh công cụ này để tinh chỉnh.

Thông thường, cửa sổ soạn thảo Word thường có ba thanh công cụ chuẩn với các tên gọi:

Standard: Chứa các nút lệnh tạo trang soạn thảo mới, mở, lưu, in file

Formatting: Chứa các nút lệnh cho phép định dạng chữ (thay đổi font, tô đậm, cạnh lề chữ...)

Drawing: Chứa các nút lệnh dùng cho việc vẽ các đối tượng đường thẳng, mũi tên, hình vuông, hình tròn..., chèn chữ nghệ thuật WordArt.

- Lấy lại thanh công cụ: Bấm chuột phải lên bất kỳ một thanh công cụ nào còn lại hoặc trên thanh menu (chứa các menu File, Edit,...) rồi bấm chọn tên thanh công cụ ở menu ngữ cảnh hiện ra. Một cách khác: Bấm menu View > Toolbars, bấm tên thanh công cụ.

Nếu muốn lấy cùng lúc nhiều thanh công cụ: Bấm chọn Customize ở menu ngữ cảnh hiện ra, bấm thẻ Toolbars ở cửa sổ vừa xuất hiện, đánh dấu chọn vào tên thanh công cụ, bấm Close.

-Bỏ bớt thanh công cụ: Thực hiện như khi lấy lại thanh công cụ, nhưng bấm chọn tên thanh công cụ đang xuất hiện (có dấu kiểm)

- Thay đổi thứ tự giữa các thanh công cụ: Di chuyển con trỏ chuột đến đầu thanh công cụ cần thực hiện, khi đó con trỏ chuột biến thành hình biểu tượng mũi tên màu đen 4 hwongs, bấm giữ chuột và di chuyển chuột đến vị trí thích hợp cho thanh công cụ.

- Thêm nút lệnh vào thanh công cụ đã có: Bấm chuột phải lên thanh công cụ bất kỳ, chọn Customize. Ở cửa sổ hiện ra, bấm thẻ Commands, bấm chọn nhóm lệnh trong khung Categories, dùng chuột trái bấm giữ và kéo lệnh cần dùng trong khung Command bỏ vào thanh công cụ xác định. Nếu thực hiện sai, bấm giữ và kéo nút lệnh đó sang thanh công cụ khác, hoặc bấm giữ kéo nút lệnh bỏ vào khung soạn thảo để làm mất nút lệnh đang tác động. Cuối cùng bấm nút Close.

- Khôi phục các lỗi phát sinh khi điều chỉnh các thiết lập hay công cụ của Word: Tìm và xóa file normal.dot trên ổ đĩa đã cài đặt Microsoft Office, file này thường nằm theo đường dẫn: C:\Documents and Settings\tên user\Application Data\Microsoft\Templates\Normal.dot

Khi soạn thảo và trình bày văn bản bằng Word, có những trường hợp bản cần tạo khung, tô màu nền. Có rất nhiều cách để thực hiện hai công việc này. Dưới đây là cách làm bằng công cụ Borders and Shading.

Quét chọn đoạn văn bản cần thực hiện, bấm menu Format > Borders and Shading. Ở cửa sổ hiện ra, bấm thẻ Borders, bấm chọn một dạng khung là: Box, Shadow, 3-D ở phầnSetting. Bấm chọn loại đường kẻ khung ở ô Style. Bấm ô Color, chọn màu cho đường kẻ khung. Bấm ô Width chọn bề dày đường kẻ khung. Trong khi bấm chọn, quan sát khungPreview để biết trước dạng khung sắp tạo. Cuối cùng bấm ô Apply to, chọn Paragraph nếu muốn tạo khung cho cả đoạn văn bản hoặc chọn Text nếu chỉ muốn tạo khung cho cho hàng đã chọn, bấm OK.Nếu tạo khung sai, quét chọn lại vùng văn bản trong khung đã tạo, truy cập vào cửa sổ tạo khung nói trên, bấm chọn None ở phần Setting, bấm OK.

Quét chọn vùng văn bản cần thực hiện, bấm menu format > Border and Shading. Ở cửa sổ hiện ra, bấm thẻ Shading. Bấm ô Apply to, chọn dạng tô là Paragraph cho cả đoạn văn bản hay chọn Text để chỉ tô các hàng trong vùng chọn. Bấm chọn màu cần tô trong phần Fill. Bấm ô Style chọn mẫu tô, bấm ô Color chọn màu dùng cho mẫu tô. Bấm OK. Nếu thực hiện sai, quét chọn lại vùng văn bản đã tô, truy cập cửa sổ tô màu nền, bấm chọn No Fill, bấm OK.

Đối với trang bìa hoặc trang văn bản có đường viền trang, bấm menu Format > Borders and Shading. Ở cửa sổ hiện ra, bấm thẻ Page Border rồi thực hiện chọn dạng đường viền như khi chọn khung. Tuy nhiên, ở phần tạo này có thêm một số tính năng khác: Bấm ô Art (nếu phần này chưa được cài sẵn sẽ xuất hiện thông báo yêu cầu bỏ đĩa DC-ROM Office để cài thêm), chọn một dạng đường viền; Bấm ô Apply to: Chọn Whole Document để tạo đường viền cho tất cả các trang, chọn This Section để chỉ áp dụng cho section có con nháy đang đứng, chọn This section - First page only để tạo viền cho trang đầu tiên của section hiện hành, chọn This section - All except first page để tạo viền cho toàn bộ trang có trong section nhưng trừ trang đầu tiên.

Một trong những tiện ích mà chương trình Encrypt Easy (EE) mang lại là giúp mã hóa và giải mã đơn giản mà không gây ảnh hưởng đến nội dung tài liệu. EE cung cấp cho bạn 39 thuật toán mã hóa và 28 hàm Hash thông dụng để các bạn có thể chọn lựa sử dụng theo ý mình.

Chương trình EE thuộc dạng shareware, có dung lượng khoảng 3,6 MB, tương thích với mọi hệ điều hành Windows. Các bạn có thể tải chương trình EE phiên bản 3.1 về dùng thử tại địa chỉ http://www.baltsoft.com/files/download/ee31.zip.

Quy trình mã hóa file

Sau khi cài đặt chương trình, nếu muốn mã hóa một file nào đó, bạn chỉ việc nhấn chuột phải lên file và chọn Encrypt with EE. Các bạn cũng có thể nhấn giữ phím Ctrl rồi dùng chuột chọn nhiều file đem mã hóa cùng một lúc. Trong trường hợp này, các file sau khi mã hóa sẽ có chung một mật khẩu để giải mã. Chọn lệnh Encrypt with EE, cửa sổ của chương trình EE xuất hiện như sau:

- Thẻ Options:

Use Data Compression: Nếu muốn nén file trong khi tiến hành quá trình mã hóa để giảm bớt dung lượng file, bạn đánh dấu ô Yes. Kế tiếp, các bạn chọn mức độ nén trong khung Compression Level. Trong khung này có chín cấp độ nén để bạn chọn. Lưu ý: Mức độ nén càng lớn thì thời gian thực hiện việc mã hóa sẽ càng kéo dài. Delete Source Files After: Đánh dấu ô Yes trong phần Encryption nếu muốn chương trình EE sau khi thực hiện thành công việc mã hóa sẽ xóa file gốc ban đầu. Và đánh dấu ô Yes trong phần Decryption nếu muốn xóa đi file mã hóa sau khi giải mã xong.

- Thẻ Algorithms

- Ở phần Algorithms, bạn chọn một thuật toán mã hóa và một hàm Hash mà mình muốn sử dụng lần lượt trong hai khung Cipher Algorithms và Hash Algorithms (khi các bạn chọn một thuật toán/hàm Hash nào đó thì bên dưới mỗi khung này sẽ mô tả khái quát về thuật toán/hàm Hash mà bạn chọn). Sau đó, các bạn thiết lập mật khẩu do mình tự nghĩ ra vào hai khung Password Box và Validation Box. Độ dài của mật khẩu tối thiểu là 4 ký tự và tối đa là 25 ký tự. Cuối cùng các bạn nhấn OK để chương trình bắt đầu việc mã hóa (file sau khi được mã hóa bằng chương trình EE sẽ có phần mở rộng là .EE và có biểu tượng là ). Lưu ý: Đánh dấu ô Make SFX nếu muốn tạo một file mã hóa có chức năng tự bung (seft extract- cho phép bạn nhấp đúp chuột file được mã hóa để giải mã). Trong trường hợp bạn mã hóa nhiều file cùng lúc và cũng muốn sử dụng tính năng mã hóa tự bung, đánh dấu vào All in One. Nhấn OK để kết thúc quy trình mã hóa.

Để giải mã file thì các bạn hãy nhấn chuột phải vào file đó và chọn lệnh Decrypt with EE. Trong cửa sổ của chương trình EE, các bạn chỉ việc nhập mật khẩu mà mình đã thiết lập khi mã hóa rồi nhấn nút OK để hoàn tất.

Khi soạn thảo một văn bản, ngoài việc gõ và định dạng cữ, bạn còn có nhu cầu vẽ các sơ đồ minh họa. Các nút lệnh trên thanh công cụ Drawing sẽ giúp bạn thực hiện công việc này. Nếu bạn không thấy thanh công cụ Drawing, bạn thực hiện các thao tác lấy lại thanh công cụ này trong Tool > Customize

Hình ảnh minh họa trên mỗi nút lệnh phần nào thể hiện chức năng của nó: bạn sẽ vẽ được đường thẳng, đường mũi tên, hình chữ nhật, hình elip từ chính những nút lệnh trên. Bạn chỉ việc bấm vào nút lệnh tương ứng rồi bấm giữ và rê chuột trên vùng soạn thảo để vẽ. Để vẽ hình vuông, hình tròn, bấm giữ phim Shift trong khi vẽ với hình chữ nhật, hình elip. Việc giữ phím Shift khi vẽ đường thẳng sẽ giúp bạn vẽ được nhanh đường thẳng nằm ngang, thẳng đứng. Để thay đổi màu cũng như về dày nét vẽ, bạn bấm chọn hình cần thực hiện rồi bấm vào nút lệnh có hình cây cọ, hình các đường kẻ ngang ở gần cuối thanh công cụ. Nếu là hình chữ nhật hay hình tròn, bấm nút lệnh có hình bình sơn và chọn màu để tô màu nền cho hình. Đặc biệt, bấn nút mũi tên nhỏ bên cạnh nút lệnh này chọn Fill Efféct và bấm chọn các lựa chọn trong cửa sổ hiện ra để tô màu nền hoặc bóng chìm nhờ vào hai nút lệnh ở cuối thanh công cụ. Một điều cần nhắc lại là bạn cần bấm chọn hình trước khi bấm nút lệnh thì nút lệnh đó mới có tác dụng. Để vẽ những hình đặc biệt khác không thấy trên các nút lệnh, bấm chuột vào nút lệnh AutoShapes, di chuyển chuột đến nhóm hình tương ứng, bấm chọn nút lệnh có hình muốn vẽ rồi thực hiện vẽ.

Bấm giữ phím Ctrl trong khi bấm giữ chuột vào hình và kéo hình sang nơi khác. Nếu muốn hình sao chép ra nằm thẳng hàng với hình đã có hãy bấm giữ thêm phím Shift khi thực hiện.

Bấm giữ phím Shift trong khi bấm chuột chọn các hình, hoặc bấm nút lệnh có biểu tượng con trỏ chuột (nằm giữa hai nút lệnh Draw và AutoShapes) rồi bấm giữ và kéo chuột bao chọn các hình cần chọn. Một khi đã chọn được nhiều hình, bạn áp dụng những thay đổi về nét vẽ, màu nền như khi thực hiện ở từng hình riêng lẻ để tác động tất cả các hình đã chọn.

Tại cơ quan hay trong những hộ gia đình, đôi khi gặp trường hợp có 1 máy tính nhưng có nhiều người sử dụng. Tuy mỗi người có thư mục riêng nhưng tính bảo mật không cao, những thông tin của mỗi người dùng đều có thể bị người khác đọc hay xóa mất. Đây chính là một bất tiện lớn mà nhiều người gặp phải.

- Máy tính chạy hệ điều hành Windows 2000/XP

- Sử dụng hệ thống tập tin NTFS

- Tạo cho mỗi người dùng một tài khoản (account) với mật khẩu (password) riêng và chỉ để thuộc nhóm “Users”

- Người dùng lưu dữ liệu riêng tư ở folder mặc định “My Documents” của mình. Folder này mặc định nằm ở C:\Documents and Settings\.

Theo thiết lập mặc định của Windows 2000/XP, các người dùng khác (trừ Administrator) không có quyền truy cập các folder của người dùng khác. Với cách này, bạn còn có thể ngăn được người dùng bình thường cài đặt phần mềm, trình điều khiển thiết bị vào máy tính. Đó là biện pháp kỹ thuật, nhưng theo kinh nghiệm thực tế, đối với công ty hay cơ quan thì cần phải kết hợp thêm qui định hoặc chính sách về việc sử dụng máy tính dùng chung trong công ty hay cơ quan, nói rõ các vấn đề cài đặt phần mềm, cố tình xem/thay đổi/xóa dữ liệu của người dùng khác… Lưu ý: Người giữ mật khẩu Administrator hoặc người dùng thuộc nhóm Administrators có thể xem bất cứ dữ liệu gì trên máy tính.

Khi in văn bản chỉ có một hoặc hai trang thì không nói gì, còn nếu văn bản có nhiều trang thì sau khi in ra rất dễ sắp xếp nhầm giữa các trang. Để tranh trường hợp này, bạn nên chèn số trang cho mỗi trang in.

Bấm menu Insert > Page Numbers. Ở cửa sổ hiện ra, bấm ô Possition chọn Top of page / Bottom of page nếu muốn số trang nằm ở đầu và cuối trang giấy. Khi đó, ô Alignment có 5 lựa chọn đi cùng, nhằm xác định vị trí nơi hiển thị số trang: Lelfft, Right, Center (Trái, phải, chính giữa); Inside, Outside (số trang sẽ nằm gần hoặ xa nhau khi đặt hai trang giấy cạnh nhau.Mặc định khi chèn số trang, Word sẽ đánh số từ 1 trở đi. Do vậy nếu trang 1 là bìa, bạn nên bỏ dấu chọn ở mục Show Number on first page. Khi đó trang 1 vẫn được tính nhưng số trang chỉ hiện từ trang 2 trở đi.

Bấm menu View > Header and Footer. Mặc định vị trí hiển thị số trang là góc trên bên trái, lần lượt bấm phím Tab để chuyển đến vị trí giữa và cuối trang. Ngoài ra có thể dùng căn lề trái, phải và giữa để hiển thị vị trí đặt số trang. Có thẻ bấm nút Switch Between Header and Footer trên thanh công cụ đẻ chuyển số trang xuống cuối trang.Một khi đã xác định vị trí hiện thị, bấm nút có dấu # để chèn số trang. Nếu muốn hiển thị dạng số trang/tổng số trang, gõ thêm dấu/ rồi bấm nút có dấu ++ rồi bấm Close.

Cũng bấm menu View > Header and Footer, trong khung hiện ra, đặt con nháy ở vị trí muốn hiển thị logo/biểu tượng, bấm menu Insert > Pictures > From File, bấm chọn logo/biểu tượng cần dùng, bấm nút Insert, bấm Close

Đôi khi việc cập nhật driver mới cho các thiết bị không đem lại kết quả tốt, do không tương thích phần cứng hoặc xung đột phần mềm chẳng hạn.

Trong trường hợp này bạn cần phục hồi lại driver cũ của thiết bị đó. Win XP hỗ trợ phục hồi lại driver cũ cho các thiết bị phần cứng (ngoại trừ máy in và máy fax) với một tính năng có tên gọi Roll Back Driver. Thực hiện như sau (lưu ý: sau khi dùng Roll Back Driver, driver mới sẽ bị mất hoàn toàn).

Bước 1: Bấm chuột phải vào My Computer chọn Properties, chọn tiếp thẻ Hardware, bấm nút Device Manager (hoặc Start>Run, gõ devmgmt.msc rồi bấm OK)

Bước 2: Chọn Display Adapter, bấm chuột phải vào tên của thiết bị cần phục hồi lại driver > chọn Back Driver để bắt đầu phục hồi driver cũ, ngay lập tức driver cũ sẽ thay thế. Sau đó, bạn cần khởi động lại máy tương tự như quá trình update driver.

Các file ảnh trên máy tính muốn xem thì phải có chương trình xem ảnh. Bản thân Windows cũng có chýõng trình để xem anh là Internet Explorer, những chương rình này chỉ xem được những dạng file ảnh căn bản là bmp, jpg, gif. Nếu muốn xem những dạng khác thì máy không có cài thêm một phần mềm xem ảnh nào khác thì bạn có thể làm theo cách sau:

Nếu đang sử dụng Windows XP, bấm chuột phải lên file hình cần xem, chọn Open with > Windows Pictures and Fax Viewer, nếu không thấy, chọn Choose Program, bấm chọn Windows Picture and Fax Viewer ở cửa sổ hiện ra, bấm OK. Ở các bản Windows cũ, chương trình này được thay thế bởi chương trình Imaging (bấm Start > Program > Accessories > Imaging)Tuy nhiên, các chương trình này cũng chỉ mở được một số file thông dụng mà không thể mở được nhiều dạng file khác nhý file PSD của photoshop. Khi đó, không còn cách nào khác là bạn phải cài đặt một chýõng trình xem ảnh chuyên nghiệp nhý ACDSee.ACDSee xem được tất cả các file ảnh có định dạng phổ biến nhất hiện nay. Sau khi cài đặt, ACDSee sẽ được thiết lập làm chương trình xem ảnh chính của hệ thống. Do vậy, ban chỉ việc bấm đúp chuột lên file ảnh là ACDSee tự động mở file ảnh này.Nếu đang sử dụng chương trình ACDSee từ phiên bản 5.0, khung bên trái của cửa sổ còn có nhiều tùy chọn xem ảnh nhanh: xem ảnh theo ngày chụp, bấm thẻ Calendar, bấm thẻ Month, bấm chuột vào ngày có chữ số đậm trên tờ lịch để xem tất cả các ảnh tạo vào ngày này có trong thý mục đang xem. Muốn chuyển sang thư mục khác bấm thẻ Folders, chọn ổ đĩa, thư mục cần xem.Ngoài việc xem ảnh, ACDSeeconf cho phép chuyển định dạng ảnh: chọn các ảnh cần chuyển, bấm chuột phải chọn Convert, bấm chọn dạng ảnh muốn chuyển, bấm OK. Bấm menu Tools > Resize (Ctrl + R) để thay đổi kích thước ảnh. Bấm menu Tools > Exposure (Ctrl + L) để tăng độ sáng của ảnh. Muốn xoay ảnh, bấm menu Tools > Rotate/Flip (Ctrl + J). Ở cửa sổ hiện ra, bấm chọn hướng xoay hoặc gõ chữ số tương ứng có trên nút hướng xoay, thao tác này thường dùng khi xem ảnh chụp bằng máy kỹ thuật số

Word và Excel, hai phần mềm thông dụng trong công tác văn phòng, có những giới hạn như sau (có lẽ bạn chẳng bao giờ dùng hết những giới hạn này, trừ khi thử cho biết)

Số cửa số chương trình được mở: Tùy thuộc vào bộ nhớ

Dung lượng tập tin tối đa: 32MB

Số lượng từ tối đa thêm vào trong từ điển cá nhâ: 5000 từ

Dung lượng tối đa của từ điển cá nhâ: 65,593 bytes

Chiều dài tối đa của tên đặt cho Bookmark (phần văn bản được đánh dấu): 40 ký tự

Số lượng Bookmark trong mỗi văn bản: 16.379

Số lượng ký tự tối đa cho tên của AutoText (gồm cả ký tự trắng): 32

Số lượng ký tự đặt tên cho kiểu (Style): 255

Số lượng Style cho mỗi văn bản: 10.000

Số lượng trường (fileds) cho mỗi văn bản: 32.000

Số lượng cột trong 1 bảng: 63

Chiều cao và rộng tối thiểu của trang: 0,1 inch, tối đa: 22 trang.

Số lượng các thanh công cụ và nút công cụ tạo thêm trên màn hình: Tùy thuộc vào bộ nhớ

Số lượng ký tự tối đa mỗi hàng: 768

Cỡ font nhỏ nhất: 1 point, lớn nhất: 1.638 point.

Số lượng font tối đa dùng trong mỗi văn bản: 32.767

Số lượng màu trong bản: 256

Số lượng tập tin mở: Tùy thuộc bộ nhớ

Số lượng hàng và cột tối đa trong Worksheet: 65.536 hàng, 256 cột

Độ rộng tối đa của cột: 255 ký tự, chiều cao tối đa của hàng: 1.000

Chiều dài tối đa của một ô có chứa ký tự: 32.767 (trong đó 1.024 trong ô và 32.767 hiển thị trong thanh công thức)

Màu sắc tối đa trong một Workbook: 56

Kiểu ô trong một Workbook: 4.000

Số lần tối đa Undo: 16

Số trường (fields) tối đa trong một Form: 16

Số người dùng tối đa cho một shared work-book: 256

Số lớn nhất gõ được trong một ô: 9.99999999999999E307

Chiều dài của công thức (tính bằng ký tự): 1.024

Ngày xưa nhất để máy tính có thể tính toán: 01/01/1990. Ngày xa nhất 31/12/9999

Số công thức tính toán: 329

Cũng giống như định dạng Zip, định dạng nén Rar cũng hay gặp tình trạng tải về mà không mở được do lỗi File corrupt và lại khó khăn trong việc tìm kiếm chương trình sửa chữa. Nhưng giờ đây bạn có thể nhờ cậy đến Advanced RAR Repair.

Đúng như tên gọi, Advanced RAR Repair là một chương trình khá đặc biệt có khả năng sửa chữa hầu hết các lỗi phát sinh về định dạng nén file RAR trong quá trình sử dụng của người dùng. Sau khi hoàn tất quá trình cài đặt, chương trình sẽ tự khởi động. Đầu tiên bạn di chuyển đến thẻ Repair. Nhìn xuống bên dưới dòng Select RAR or SFX archive to be repaired và nhấn vào biểu tượng... Một hộp thoại mới sẽ xuất hiện và yêu cầu chọn tập tin nén Rar cần sửa chữa. Sau đó chọn nơi lưu trữ kết quả khi sửa chữa tại dòng Output fixed archive as. Và cuối cùng là nhấn nút Start Repair để tiến hành quá trình sửa chữa dữ liệu bên trong tập tin nén bị lỗi.Để có thể sửa chữa hàng lọat tập tin nén RAR bị lỗi thì hãy di chuyển sang thẻ Batch Repair và thao tác cũng tương tự như thế. Và cuối cùng bạn cũng nên biết về khả năng sữa chữa của chương trình: “Nếu bạn chỉ sử dụng bản dùng thử thì kết quả không khả quan bằng việc đăng ký mua phiên bản chính thức của Advanced RAR Repair”. Điều đó là lẽ tất nhiên. Chương trình được cung cấp tại website: http://www.rar-repair.com với dung lượng khoảng 556 KB, tương thích tốt với hệ điều hành Windows. Bản thương mại giá 149.95 USD

Trong Word, bạn cần xóa hàng loạt các con số ở vài trăm hàng, ngặt nỗi các số này không đồng đều nhau và lại còn ở mãi phía sau của hàng. Đừng lo, bạn làm như sau:

Dùng chức năng thay thế (Ctrl+H) để thay thế hàng loạt dấu = với 10 khoảng trắng, mục đích làm cho chúng đứng xa các tên Files phía trước ra -> chọn toàn bộ các hàng văn bản và canh chúng theo lề bên phải (hình 2) -> Bấm chuột vào góc bên phải hàng trên cùng (sau ký tự cuối) -> nhấn Ctrl + Shift + F8 để hiệu lực việc chọn khối (nhấn lần nữa để hủy) -> dùng phím mũi tên (hay chuột), kéo xuống và sang trái để chọn vùng chứa các số cần xóa -> nhấn phím Delete để xóa và canh lại lề văn bản như trước.

Chú ý: Cũng có thể nhấn và giữ phím Alt khi kéo chuột để chọn khối, nhưng phím Alt lại không kết hợp được với phím mũi tên.

Theo mặc định, mỗi khi bạn mở các tập tin trong Word hoặc Excel chương trình sẽ luôn tự động lưu lại thành danh sách trong bảng menu File tên của những tập tin đã mở.

Để giữ bí mật riêng tư, nhất là trong trường hợp nhiều người cùng dùng chung máy tính, nếu không muốn để người khác biết mình đã làm gì trong Word hoặc Excel thì hãy xóa bỏ danh sách các tập tin mà bạn đã mở hoặc đã tạo ra. Các cách thực hiện như sau đây:

- Cách 1: Chọn menu Tools > Options > thẻ General, trong mục “Recently used file list” bạn nhập vào giá trị là 0. Nhấn nút OK để đóng hộp thoại lại. Bây giờ bạn thử nhấp vào menu File của Word/Excel, toàn bộ danh sách các tập tin mà bạn đã mở trong Word đã biến mất hoàn toàn. Tuy nhiên, nhược điểm của cách này là bạn phải xóa hết thảy danh sách tập tin được liệt kê, trong đó có cả tập tin của người khác.

- Cách 2: Một cách mau lẹ và dễ thực hiện hơn là bạn hãy nhấn tổ hợp phím Ctrl+Alt+ dấu gạch nối (-). Khi đó, trỏ chuột của bạn có hình dạng là một dấu trừ thật lớn. Bạn rê chuột vào menu File, di chuyển đến tên tập tin muốn xóa trong danh sách, sau đó nhấp chuột. Tên tập tin này sẽ được xóa ngay tức khắc. Muốn xóa tên tập tin kế tiếp, bạn lặp lại thao tác trên. Để trở về dạng con trỏ soạn thảo quen thuộc, bạn nhấp phím ESC. Ưu điểm của cách này là bạn có thể chọn xóa một vài hoặc tất cả các tên tập tin được liệt kê trong danh sách theo ý muốn của mình.

Bạn muốn ngăn ngừa mọi việc xâm phạm vào máy tính của mình khi công việc đột xuất đến với bạn khiến bạn phải tạm rời chiếc máy tính. Thật đơn giản với chương trình LockItNow!, chương trình này sẽ giúp bạn khóa máy tính để đảm bảo tính riêng tư cho mình bằng mobile phone. Chương trình LockItNow! có giao diện đơn giản, dễ dùng và cho bạn nhiều tiện ích hữu dụng khi sử dụng.

Tab General: Để bạn cấu hình sử dụng chương trình. Bạn bấm chọn “Use with phone” trong mục “Operation mode” để chương trình cho bạn lock máy tính thông qua mobile phone. Bạn phải kết nối máy mobile của mình thông qua cổng “Bluetooth”. Tuy nhiên, nếu bạn không có mobile thì chương trình cũng cho bạn lock máy tính nhanh chóng với tác vụ “Use Without phone” trong mục “Operation mode”.

Tab With Phone: Bạn tùy chọn thiết lập thời gian lock máy tính khi dùng kết hợp cùng mobile. Tiện ích này vô cùng hữu ích nếu như bạn muốn lock máy tính từ xa .

Tab Without Phone: Thẻ này được sử dụng khi bạn không có mobile phone và sử dụng chương trình để thực hiện việc khóa máy tính. Bạn có thể lock máy tính chính xác từng thời điểm hay unlock tại một thời điểm cụ thể, hoặc bạn có thể lock sau một khoảng thời gian cho trước ở mục “Schedule”.

Tab Password: Giúp bạn bảo mật chương trình, bạn phải khai báo khi sử dụng chương trình trong lần đầu tiên. Mục “Advanced – Security” cho bạn số lần type password không chính xác, nếu sau số lần đó, password vẫn không chính xác thì chương trình sẽ dừng hệ thống. Tab Other: Cho bạn chọn hình nền trong khi lock hệ thống, bạn có thể trưng hình ảnh của mình hay ảnh người thân trong khi lock máy.Sau khi thực hiện xong việc settings. Bây giờ, bạn muốn lock máy tính! Rất đơn giản, bạn chỉ cần dùng mobile hay click phải chuột vào icon chương trình LockItNow! trong khay hệ thống của máy tính và chọn “Ativate” là xong. Chương trình LockItNow! sẽ giúp bạn khóa máy tính để đảm bảo tính riêng tư cho mình. Chương trình LockItNow! tương thích với mọi Windows. Dung lượng chương trình là 5315 KB. Bạn có thể download tại website: http://www.BluetoothShareware.com

Trong công việc hàng ngày - nhất là trong công việc văn phòng phải tiếp xúc và làm việc nhiều với tệp tin PowePoint - nhiều khi người sử dụng có mong muốn chuyển đổi định dạng tệp tin PowePoint sang một định dạng khác, ví dụ như định dạng tệp tin văn bản Word sẽ có thể thuận tiện hơn cho việc viết một báo cáo chẳng hạn.

Convert PowerPoint (Convert PPT) là một phần mềm tương đối dễ sử dụng xét trên khía cạnh giao diện người dùng lẫn cách sử dụng. Phần mềm có thể chuyến đổi rất nhiều tệp tin PowerPoint cùng một lúc. Hơn thế chương trình còn cho phép người sử dụng có thể lập lịch chuyển đổi các tệp tin theo thời gian nhất định.

Convert PPT có thể chạy như một chương trình bình thường hoặc chạy theo lệnh của người sử dụng hoặc có thể gọi trực tiếp từ một ứng dụng khác.

- Có thể chuyển đổi định dạng tệp tin PowerPoint sang định dạng DOC, RTF, TXT, HTM, JPG, GIF, BMP, TIF, PNG, EMF, and WMF 

- Có thể chạy chương trình theo cách bình thường với giao diện đồ hoạ đơn giản hoặc chạy theo kiểu dùng lệnh gọi chương trình.

- Cho phép người sử dụng lập lịch chuyển đổi các tệp tin

- Dễ sử dụng

- Có thể lưu trữ và khôi phục cấu hình chuyển đổi tệp tin phức tạp

- Hỗ trợ tệp tin batch tự động. Khi chạy tệp tin batch vẫn có thể dừng giữa chừng

- Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ khác nhau

Convert PowerPoint là một phần mềm hoàn toàn miễn phí. Có thể tải phần mềm tại http://www.softinterface.com/DL/DL_Product.ASP?ProductType=ConvertPowerPoint với điều kiện cung cấp cho Softinterface địa chỉ email của bạn.

Không tin tưởng vào phần mềm miễn phí và yêu cầu khả năng chuyên nghiệp hơn, người sử dụng có thể thử dùng

ABC Amber PowerPoint Converter có thể chuyển đổi định dang tệp tin PowerPoint sang rất nhiều định dang tệp tin khác nhau (PDF, HTML, RTF, DOC,...). Chương trình cugnx hỗ trợ tới hơn 50 ngôn ngữ khác nhau, hỗ trợ chạy tệp tin tự động batch.

- Có thể đọc và chuyển đổi định dạng các tệp tin PowerPoint sang định dạng PDF (không cần phải cài đặt chương trình Adobe Acrobat), định dạng web HTML, định dang tệp tin văn bản RTF (Không cần phải cài đặt MS Word), HLP, DOC (hỗ trợ MS Word 6.0/95/97-2002), WRI (Windows Write 3.0/3.1), WPD (WordPerfect 5.0/5.1 dành cho DOS/5.x, Win/5.1-5.2 secondary, 5.0 secondary, WordPerfect 4.1/4.2), MCW (Word cho Macintosh 4.0-5.1), WPS (Works 4.0 cho Windows, Works 2000, Works cho Windows 3.0), DOC (Word 2.x cho Windows, Word 3.x-5.x cho MS-DOS, Word 6.0 cho MS-DOS), SAM (Ami Pro 3.0), WSD (WordStar 4.0/7.0), RFT (IBM's RFT-DCA), Clipboard

- Có thể lấy thông tin chung về các tệp tin PowerPoint (tiêu đề, chủ đề, tác giả, từ khoá chính, các lời bình luận thêm vào)

- Hỗ trợ tệp tin tự động batch

- Dễ sử dụng, dễ cài đặt

- Hỗ trợ chạy chương trình bằng lệnh DOS truyền thống

- Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ khác nhau.

Trái với Convert PPT, ABC Amber PowerPoint Converter không phải là một phần mềm miễn phí. Đây là một phần mềm có bản quyền và có tính phí sử dụng. Giá hiện nay của phần mềm là 19,95 USD. Có thểt tải phần mềm về tại http://www.ozgrid.com/Services/powerpoint-converter.htm