HomeMỘT SỐ THỦ THUẬT TIN HỌC VĂN PHÒNG - P2
Sunday, April 7, 2013
MỘT SỐ THỦ THUẬT TIN HỌC VĂN PHÒNG - P2
Định dạng nhanh trong Excel Thay vì dùng lệnh Format Cells, chúng ta có thể quy định các style, sau đó muốn áp dụng tính chất định dạng này cho các ô.  |
Việc định dạng như vậy sẽ rất nhanh chóng và nhất quán. (Nút Style không có sẵn trong Excel, hãy vào Tools/ Customize/ Commands.) Ở danh sách Categories, chọn Format. Trong danh sách Commands, kéo nút Style bỏ lên thanh công cụ. Bây giờ, nếu ta muốn có style là kiểu tiền Việt Sau đó bấm chuột vào nút Style trên thanh công cụ và gõ tên vào, chẳng hạn TienVN. Kể từ giờ trở đi muốn định dạng theo kiểu này, chỉ cần chọn các ô và bấm nút Style, chọn TienVN. | |
Tạo Photo Album trong PowerPoint với Add In Album Với add in Album này, bạn có thể tạo nhanh chóng các Photo Album từ nhiều nguồn khác nhau, chẳng hạn từ các thiết bị kỹ thuật số như scanner, digital camera, hay từ các file trên đĩa… Giao diện đơn giản, các bước thực dễ dàng và nhanh chóng là các đặc điểm của add in Album này. |
Sau khi cài đặt, bạn có thể truy cập add in này bằng cách bấm chọn vào menu File > New > General > PhotoAlbum. Tiếp theo, bạn bấm nút OK để sử dụng. Chương trình chấp nhận cho bạn thêm các file hình ảnh từ ổ cứng (HDD), máy scanner hay camera bằng cách bấm chọn vào các nút tương ứng: “File/Disk…”, “Scanner/Camera…”. Ngoài ra, sau khi add ảnh vào danh sách bạn có thể xoay chuyển ảnh nếu cần bằng các icon ngay bên cạnh tấm ảnh. Bạn cũng có thể thêm chú thích vào giữa các tấm ảnh khi cần, bạn bấm vào nút “New Text Box” để thực hiện việc ghi chú thích này. Trong mục “Album layout”, bạn có thể chọn số lượng ảnh cho mỗi slide với ở ô “Picture layout”. Hay thiết kế thêm vào với hai tác vụ “Frame style” (chọn kiểu trình diễn album) và “Design template” (bạn có thể lấy từ template trong PowerPoint). Add in này cũng cho bạn các template hữu ích và đẹp như dạng wedding, album baby, hay dạng Heart… Bạn cũng có thể chọn tiêu đề (caption) cho từng tấm ảnh. Theo mặc định thì tên của tập tin cũng chính là tiêu đề của mỗi tấm ảnh. Sau khi hoàn tất các lựa chọn trên, bạn bấm chọn nút “Create” để tạo album. Sau đây là một vài Tip hay cho bạn khi sử dụng chương trình : - Bạn có thể sử dụng Text Box như là công cụ chuyển tiếp các slide. Chẳng hạn, như bạn muốn trình diễn mỗi slide chỉ 3 ảnh. Bấy giờ bạn chèn thêm Text Box chú thích, dùng phím lên xuống để di chuyển tới đoạn muốn chèn. Và như thế mỗi slide sẽ chỉ trình diễn 3 ảnh & một chú thích. - Sau khi bấm nút “Create” thì bạn không thể chỉnh sửa lại những Slide trình diễn photo này. Để chỉnh sửa, bạn bấm chọn vào “Fit to Slide” trong phần “Frame Style”. Như thế sẽ giống như một slide bình thường và bạn có thể chỉnh sửa được. - Nếu bạn sử dụng hình ảnh từ các thiết bị gắn ngoài, bạn có thể dùng Office Assistant để được giúp đỡ. Bạn bấm F1, sau đó gõ vào “Scanners and cameras” để tìm kiếm . Add In Album thích mọi Windows & phiên bản Power Point 2000 trở nên. Dung lượng 0.99 MB. Bạn có thể download tại web site: http://www.microsoft.com |
Không cần các phần mềm mà vẫn diệt được Virus – Spyware Nếu như bạn là người biết cảnh giác thì bạn có thể dễ dàng phòng tránh và tiêu diệt các loại Virus, Spyware nhiễm vào máy tính của mình mà không cần phải tốn tiền để mua hoặc mất thời gian download các phần mềm diệt Virus-Spyware. Bạn có thể thực hiện như sau: |
1. Tắt chức năng System Restore: Mặc dù chức năng này giúp ích bạn trong việc sao lưu lại hệ thống nhưng lỡ như hệ thống của bạn đã bị nhiễm Virus thì bạn sẽ gặp khó khăn trong việc tiêu diệt chúng. Để tắt nó thì bạn vào Control Panel/System/System Restore, tiếp theo nhấp chọn vào mục Turn off System Restore on all drive. 2. Nhận diện các loại Virus trong IE: Trước khi sử dụng IE thì bạn cần phải nhận diện các loại Virus, để khi gặp chúng thì biết mà phòng tránh. Trước tiên bạn vào mục Tools/Internet Options/ Security/ Custom Level/ trong mục Security Settings, bạn chọn mục “Promt” cho tất cả các phần như là: ActiveX controls, scripts, downloading… Tiếp theo bạn vào phần Tools/ Internet Options/ Advanced, trong mục Settings, bạn đánh dấu chọn vào tất cả các mục bắt đầu bằng chữ "Check". Nếu như bạn phát hiện ra một file .exe lạ nào đó trong máy của mình thì bạn có thể vào Google hay vào trang web của Symantec hoặc McAfee để kiểm tra chúng. 3. Tắt các chương trình lạ trong Task Manager: Để biết có các chương trình lạ nào đang chạy ngoài các chương trình bạn đang dùng không thì bạn có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl+Alt+Del. Trong phần Processes, bạn nên loại bỏ tất cả các chương trình có phần User name là SYSTEM. 4. Tắt các chức năng Services trong System Tools: Bạn nên tắt các chức năng khả nghi nào đó có thể bị nhiễm Virus hay Spyware, để tắt nó thì bạn vào Control Panel / Administrative Tools / Services thực hiện. Bạn nên chuyển các xác lập Services từ Automatic thành Manual. 5. Xóa bỏ các phần trong HKEY_LOCAL_MACHINE và HKEY_CURRENT_USER: Bạn nên xóa bỏ tất cả những gì trong hai mục này ở các mục là: SOFTWARE/ MICROSOFT/ WINDOWS/ CurrentVersion/ Run, RunOnce, RunOnceEx, RunServices. 6. Kiểm tra các file ẩn trong thực mục C:/WINDOWS/SYSTEM 32: Bạn vào thư mục này để kiểm tra xem có các file lạ nào không? Bạn chỉ cần kiểm tra ngày, tháng, tên công ty, ngày tạo… là có thể phát hiện được chúng. Nếu như bạn phát hiện ra một file lạ nào đó thì bạn tạo một thư mục mới trong phần SYSTEM 32 này và chuyển tất cả chúng vào thư mục này. Bạn nên lưu ý một số file có dạng đuôi nguy hiểm là: .exe, .FTP, .XML, TFPT####... và các file không có đuôi. 7. Nên xóa bỏ tất cả những gì trong thư mục C:/WINDOW/ PREFETCH và Emty Recycle Bin. 8. Bạn nên vào Registry để Search Virus hay Spyware (Edit/ Find). Bạn có thể tìm kiếm chúng theo từ khóa của tên Virus, hay các các dấu hiệu của chúng, ví dụ như là: 180 Solutions, Twaintec…..Khi gặp chúng thì bạn nên xóa chúng ngay. 9. Nên dùng Windows Update (http://windowsupdate.microsoft.com/) để cập nhật các bản vá lỗi cho hệ điều hành của bạn. |
Tiện ích từ thao tác nhấp đúp chuột Chuột máy tính chỉ là một bộ phận phụ của toàn bộ chiếc máy tính nhưng thực sự vai trò của nó vô cùng quan trọng. Chính sự có mặt của nó làm cho công việc của người sử dụng dễ dàng hơn. Và chỉ cần click đúp, bạn có thể rút ngắn được rất nhiều thao tác. |
1. Chọn nhanh một từ: Khi sử dụng thao tác chuột để chọn từ, bạn thường dùng cách kéo chuột để chọn (bôi đen) từ đó. Xem ra dùng cách chọn này không nhanh lẹ bằng thao tác nhấp đúp chuột vào ngay từ mà bạn muốn chọn. Bạn cứ thử xem nào. 2. Truy xuất nhanh hộp thoại Paragraph: Để hiệu chỉnh chính xác khoảng cách của các đoạn văn bản, bạn phải mở hộp thoại Paragraph. Một thao tác rất nhanh lẹ và dễ dàng nhất giúp bạn truy xuất nhanh đến hộp thoại Paragraph là bạn hãy nhấp đúp chuột vào thước ngang tại một trong các vị trí Left Indent, Hanging Indent hoặc First Line Indent.  3. Truy xuất nhanh hộp thoại Page Setup:Bằng cách nhấp đúp chuột vào vị trí khắc số của thước dọc hoặc thước ngang bạn cũng sẽ truy xuất đến hộp thoại Page Setup chỉ trong nháy mắt.  4. Truy xuất nhanh hộp thoại Tab:Một thao tác nhanh lẹ nhất để bạn truy xuất đến hộp thoại Tab trong khi đang soạn thảo văn bản, bạn hãy nhấp đúp chuột vào cạnh dưới của thước dọc. 5. Truy xuất nhanh đến hộp thoại Customize:  Khi cần thay đổi các công cụ, các nút lệnh, các bảng menu của MS Word bạn thường phải chọn menu Tools > Customize... Có một cách đơn giản và mau lẹ hơn nhiều giúp bạn truy xuất nhanh đến hộp thoại Customize: Bạn hãy nhấp đúp chuột vào phần diện tích còn trống ngay phía sau thanh công cụ Standard hoặc Formatting.6. Truy xuất nhanh đến hộp thoại Find, Replace, Goto:  Không cần phải vào menu File > Find (hoặc Replace, Goto) bạn cũng vẫn có thể truy xuất nhanh đến một trong các hộp thoại Find, Replace hoặc Goto. Thực hiện như sau: Nhấp đúp chuột vào thanh trạng thái (Status bar) của Word tại một trong các vị trí Page number, Sec number, At measurement, Ln number hoặc Col number, khi đó hộp thoại Find, Replace hoặc Goto sẽ hiện ra trong nháy mắt.7. Truy xuất nhanh đến hộp Macro Record: Bạn hãy nhấp đúp vào phần khung có tên là REC trên thanh trạng thái của Word. 8. Kích hoạt chế độ Track changes status: Để ghi chú những phần sửa đổi trên văn bản, bạn hãy nhấp đúp vào khung có tên là TRK trên thanh công cụ của MS Word. 9. Kích hoạt chế độ Extend selection mode status: Bạn hãy nhấp đúp vào khung có tên là EXT trên thanh công cụ của Word để vào chế độ Extend selection mode status (tương tự như phối hợp với phím Shift khi nhấp chọn một đoạn văn bản). 10. Chuyển nhanh qua lại giữa chế độ nhập chữ Insert/OverWrite: Thay vì phải nhấn phím Insert trên bàn phím để chuyển đổi qua lại giữa hai chết độ Insert và OverWrite, bạn cũng có thể thực hiện bằng cách nhấp đúp chuột vào vị trí của khung có tên là OVR trên thanh trạng thái của MS Word |
Cài đặt và gỡ bỏ font Sau khi cài đặt xong hệ điều hành Windows, bạn cần cài font để soạn thảo văn bản, gõ chữ trong các ứng dụng, xem được chữ trên các trang web... |
Mỗi font là một file có phần mở rộng hay cọn gọi là phần đuôi của tập tin là *.ttf. Có thể hỏi mua đĩa CD-ROM có font, hoặc tìm và sao chép các file dạng này ở máy tính káhc hay trên Internet. Cài đặt Bấm menu Start > Settings > Control Panel, bấm đúp chuột lên biểu tượng có chữ Fonts bên dưới. Trong cửa sổ Fonts hiện ra, bấm menu File > Install New Font. Xuất hiện cửa sổ Add Fonts, bấm ô Driver để chọn ổ đĩa chứa font cần cài đặt, bấm đúp chuột lên thư mục chứa font trong khung Folders. Khi đó tất cả font chữ có trong thư mục này được hiện ở khung List of fonts của cửa sổ này. Bấm nút Select All nếu muốn chọn tất cả các font, hoặc kết hợp giữ phím Shift hay phím Ctrl trong khi bấm chuột chọn các font cần dùng. ĐÁnh dấu chọn vào mục Copy fonts to Fonts folders nếu mục này chưa được chọn. Cuối cùng bấm OK để bắt đầu cài đặt. Trong quá trình cài, có thể xuất hiện cửa số Windows Font Folder thông báo rằng “font đã được cài đặt” bấm OK ở cửa sổ này. Cửa sổ Add Fonts tự động đóng khi cài xong các font đac chọn, muốn cài thêm các font khác thì bấm File > Install News Font trở lại. Cần cài những font nào Tùy theonhu cầu sử dụng mà bạn cài nhiều hoặc ít font. Nên cài tất cả các vont chữ VNI 2 byte, bởi vì đa số những người dùng đều sử dụng font này. Nhưng nếu chỉ có loại font này thôi thì sẽ không xem được các tài liệu dùng các loại font khác. Do vậy, nên cài thêm các font khác như VNI 1 byte, ABC (TCVN), Bách Khoa 1 byte và Bách Khoa 2 byte, nhưng không cần cài tất cả các font của từng dạng mà chỉ cần cài mỗi dạng 3 font là đủ. Các font này ít được sử dụng, cài nhiều sẽ chiếm nhiều điữa cứng và vất vả khi chọn font trong các ứng dụng. Mỗi font chữ có một cấu trúc khác nhau nên cần chọn đúng loại bảng mã ở chương trình bộ gõ như Vietkey, Unikey... thì mới gõ được chữ việt có dấu. Gỡ bỏ font Mở cửa sổ Fonts, chọn các font cần xóa, bấm phím Delete > Yes. Bạn không được xóa các font có biể tượng màu đỏ (dạng file: *.fon) vì đây là các font hệ thống, cũng như các font Unicode có biểu tượng chữ O |
Tiện ích xem ảnh của Windows và những tính năng ẩn Khi nhấn đúp lên tập tin .bmp, .gif, .fpj, .tif hoặc một tập tin ảnh bất kỳ trong Windows Explorer hay trong cửa sổ folder, mặc định tập tin này sẽ mở trong Windows Picture and Fax Viewer. |
Nhưng nếu dùng một trình xem ảnh khác có nhiều chức năng hơn, bạn có thể bị phiền phức và chưa chắc được giúp ích gì nhiều. Điều bất tiện hơn cả là tiện ích Viewer của Windows lại không cung cấp thanh trình đơn để giúp bạn biết rõ nó có những tính năng gì! Nhưng chớ vội loại bỏ Picture and Fax Viewer. Một số tính năng tốt nhất của nó được giấu đằng sau giao diện trông có vẻ rất đơn giản. Khởi chạy Viewer từ một biểu tượng: Cách nhanh nhất để mở Picture and Fax Viewer là đặt shortcut dẫn đến chương trình này lên desktop, lên thanh công cụ Quick Launch, hoặc lên trình đơn Start. Trước hết, mở folder mà bạn muốn shortcut xuất hiện trong đó. Ví dụ, khi muốn tạo biểu tượng Viewer trên thanh Quick Launch, bạn nhấn phải lên thanh đó (chứ không phải lên biểu tượng) và chọn Open Folder. Nhấn phải lên một chỗ trống của folder (hoặc của dekstop, nếu đó là nơi bạn muốn đặt shortcut), và chọn New.Shortcut. Trong trình Create Shortcut, bạn gõ vào rundll32.exe%systemRoot%\system32\shimgvw.dll,ImageView_Fullscreen và nhấn Next. Nhập tên shortcut, ví dụ như Picture Viewer và nhấn Finish. Nếu không thích biểu tượng mặc định đơn giản, bạn nhấn phải lên nó và chọn Properties. Trong nhãn Shortcut, bạn nhấn Change Icon. Chọn Look for icons in this file, gõ đường dẫn đến shimgvw.dll (%SystemRoot%\System32\shimgvw.dll có thể hoạt động trong mọi hệ thống), và ấn . Nếu không thích lựa chọn này, bạn gõ %SystemRoot%\System32\shell32.dll và tìm biểu tượng thích hợp trong tập tin đó. Sau khi đã chọn được biểu tượng, nhấn OK hai lần. Từ đây trở đi, bất kỳ khi nào muốn chạy Picture and Fax Viewer, bạn chỉ việc nhấn hay nhấn đúp biểu tượng này trong thanh Quick Launch hay trên desktop hoặc trong trình đơn Start. Khi đó, cửa sổ xuất hiện thông báo No preview available; chỉ cần kéo tập tin ảnh bất kỳ vào cửa sổ. Để làm việc với nhiều tập tin, bạn kéo tất cả chúng vào trong cửa sổ, rồi dùng các nút Next và Previous ở bên trái thanh công cụ ở cuối cửa sổ để quay vòng tất cả các hình (hoặc có thể dùng các phím mũi tên trái và phải trên bàn phím để thay đổi). Thủ thuật thêm: Nếu dùng Picture and Fax Viewer mở một tập tin (bằng cách kéo nó vào trong cửa sổ hoặc nhấn phải lên nó và chọn Open With.Windows Picture and Fax Viewer), bạn có thể dùng các nút Next và Previous để xem những hình khác trong cùng folder. Tuy nhiên, nếu muốn làm việc với nhiều tập tin trong nhiều folder khác nhau, bạn phải chọn Start.Search.For Files and Folders, ấn đồng thời chọn những tập tin muốn xem trong cửa sổ Search Results, và kéo tất cả vào trong Viewer. In nhiều hình lên một trang: Nếu muốn in nhiều ảnh nhỏ, ví dụ như một cặp hình 10x15 cm hoặc một loạt hình thu nhỏ - chắc chắn bạn sẽ không muốn lãng phí giấy ảnh đắt tiền để in mỗi trang một hình. Trước khi bỏ tiền ra mua chương trình biên tập hình hoặc một phần mềm in hình nào khác, hãy thử dùng Picture and Fax Viewer. Trước hết, bạn dùng một trong các thủ thuật đã trình bày trên để mở một hay nhiều hình. Chú ý là nếu chỉ mở một hình, công cụ này sau đó sẽ cho bạn tùy chọn để in tất cả các hình trong cùng folder. Bạn có thể kéo thêm hình vào trong Viewer như đã trình bày ở trên. Sau khi các hình đã được nạp, bạn nhấn biểu tượng máy in ở dưới cùng, hoặc ấn -P. Trong Photo Printing wizard, nhấn Next. Bạn sẽ nhìn thấy tất cả hình trong folder đã chọn hoặc các hình đã kéo vào Viewer. Dùng ô đánh dấu ở góc của từng hình thu nhỏ để chọn các hình in ra, rồi nhấn Next. Chọn máy in (hoặc dùng mặc định) và nhấn Next một lần nữa. Bạn sẽ tìm thấy các tùy chọn ẩn trong màn hình Layout Selection. Chỉ cần cuộn qua suốt danh sách các mẫu thu nhỏ để tìm bố trí tốt nhất cho các hình. Thậm chí bạn còn có thể trộn lẫn các kiểu bố trí nếu muốn. Ví dụ, nếu muốn có 5 ảnh nhỏ của từng hình trong 7 hình lớn cần in, bạn chọn Contact sheet từ danh sách Available layouts và gõ số 5 trong hộp Number of times to use each picture ở bên dưới. Bên phải của wizard sẽ hiển thị bố trí của các hình đã chọn. Bạn có thể xoay hình để phù hợp với trang giấy. Hãy xem cẩn thận bảng duyệt trước các ảnh nhỏ vì wizard có thể xén bớt cạnh nếu không vừa cỡ giấy. Khi đã chọn cách bố trí, bảo đảm giấy in phù hợp, và nhấn Next. Khi in xong, bạn nhấn Finish nếu thỏa mãn với kết quả, hoặc nhấn Back để thay đổi cách bố trí hoặc các cài đặt khác và in lại. Dùng Viewer cùng với các trình ứng dụng khác: Picture and Fax Viewer tiện lợi đối với một số tác vụ, nhưng bất tiện đối với các tác vụ khác. Rất may, tiện ích này sẽ giúp đơn giản việc tìm các hình mà bạn cần làm việc và sau đó mở chúng trong một chương trình biên tập hình tốt hơn như Photoshop của Adobe chẳng hạn. Nếu PC của bạn đã cài Photoshop, các tập tin hình có thể đã được liên kết với chương trình này. Nếu Picture and Fax Viewer được cài đặt là trình xem hình mặc định nhưng bạn lại muốn dùng trình biên tập hình khác, bạn nhấn phải tập tin hình và chọn Open With.Choose Program. Chọn trình biên tập hình mà bạn muốn dùng (nhấn nút Browse để tìm, nếu cần) và đánh dấu chọn Always use the selected program to open this kind of file. Kết thúc bằng cách nhấn OK. Kể từ đây, nếu chỉ cần xem hoặc in ảnh, bạn mở chúng trong Picture and Fax Viewer. Còn khi cần biên tập ảnh hoặc cần thực hiện một số thao tác mà Picture and Fax Viewer không có, bạn nhấn biểu tượng ở phần dưới cùng bên phải của Viewer (nằm giữa các biểu tượng Copy To và Help;) hoặc chỉ cần nhấn -E. Đừng nhấn phải lên hình và chọn Edit trừ trường hợp bạn muốn mở nó trong Paint. Lưu ý nếu không có trình biên tập hình mặc định, tập tin sẽ mở trong Paint. |
Thêm bớt các tiện ích của Windows và Office Đa số người dùng khi cài đặt hệ điều hành Windows, bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office đều lựa chọn chế độ cài mặc định. Ở lựa chọn này sẽ có một số tiện ích không dùng đến bao giờ, và một số tiện ích cần dùng thì không được cài đặt. Chúng ta có thể tối ưu hệ thống bằng cách gỡ bở các tiện ích không dùng và thêm vào các tiện ích cần dùng. |
Gỡ bỏ hay thêm vào bằng cách nào Đối với Win 2000/XP: Bấm nút Start > Settings > Control Panel > Add or Remove Programs. Ở cửa sổ hiện ra, bấm nút Add/Remove Windows Components, đánh dấu chọn hoặc bỏ dấu chọn các tiện ích. Nếu là một nhóm các tiện ích thì bấm đúp chuột lên nhóm này, hoặc bấm chọn nhóm rồi bấm nút Details để bỏ từng tiện ích của nhóm. Cuối cùng bấm OK hoặc Next, bỏ đĩa CD-ROM đã cài đặt Windows vào ổ đĩa nếu có thông báo. Nhóm tiện ích cần quan tâm là Accessories and Utilities. Đối với Win 9x/Me: Bấm nút Start > Settings > Control Panel > Add/Remove Programs > Windows Setup, chọn hoặc bỏ chọn các tiện ích > OK. Bạn có thể chạy các tiện ích này ở Start > Programs > Accessories để biết tính năng của từng tiện ích trước khi thực hiện. Đối với Microsoft Office: Bấm nút Start > Settings > Control Panel > Add or Remove Programs, tìm và bấm nút Change ở chương trình Microsoft Office, chọn Add or Remove Features > Next, bấm chuột lên từng nhóm mục: chọn Not Available để gỡ bỏ nhóm mục này, hoặc chọn Run from My Computer để thêm vào. Tối ưu những phần nào? Đối với Windows: Trong nhóm Accessories and Utilities, có thể gỡ bỏ nếu không dùng đến: Toàn bộ nhóm Game hoặc các game không dùng Desktop Wallpaper, Document Template, Character Map, Communications, Online Services và Outlook Express. Đối với Office: Thêm vào Equation Editor (trong Office Tools), Page Border Art (trong Microsoft Word for Windows, dùng tạo đường viền trang). Gỡ bỏ: System informations (trong Office Tools), Office Assistant (trong Office Shared Features), Microsoft PowerPoint for Windows, Microsoft Outlook Express for Windows... nếu không dùng đến các chương trình này |
Phục hồi bằng Ghosh từ ổ cứng rời qua cổng USB Ổ cứng nhỏ (loại dùng cho máy laptop) đựng trong hộp kết nối với máy PC qua cổng USB nhờ có dung lượng lớn (thông dụng hiện nay là 40GB) nên thuận tiện cho việc lưu trữ dữ liệu, đặc biệt là đối với các file Ghosh dùng để phục hồi ổ đĩa, thường phải lên tới vài trăm MB (Win 98) hoặc vài GB (Win XP). Sau đây là một số kinh nghiệm để bạn sử dụng loại ổ cứng di động này phục hồi ổ đĩa chứa hệ điều hành từ file Ghost. |
Nguyên tắc chung là Windows không thể tự phục hồi lại chính nó bằng file Ghost, vì thế bạn cần phải làm trong MS-DOS, hoặc trong các hệ điều hành từ những đĩa khởi động khác (CD-ROM, ổ USB tự boot). Tùy theo từng trường hợp cụ thể, bạn có thể dùng 1 trong 4 phương thức được trình bày dưới đây 1. Boot máy từ hệ điều hành thứ hai (nếu máy có 2 hệ điều hành, từ là Win XP ở C, có thêm Win 2000 hoặc 98 trong ổ D). Khi gặp trục trắc không khởi động Win XP từ ổ C được, bạn sẽ chạy Win 2000 hoặc 98 từ ổ D, cắm USB vào và chọn phục hổi lại ổ C bằng cách cạy Ghost trong Win 2000 hoặc 98, không cần phải thoát ra DOS. Cách này sẽ thực hiện rất nhanh (3 phút) 2. Boot máy tính từ đĩa DC boot Hiren 5, Hiren 6: Hiren cứu hộ máy tính thật tuyệt trong môi trường DOS nhưng do driver USB của nó rất yếu, phục hồi rất chậm, thời gian phục hồi có thể lên đến vài giờ. Bạn chỉ nên chép file ghosh từ USB qua ổ cứng máy tính và từ đó phục hồi cho ổ C 3. Boot máy từ hệ điều hành Win XPE trên đĩa CD: Thời gian chờ boot vào XPE khoảng 4 phút, sau đó dùng Ghost 32 bit phục hồi lại ổ đĩa bị hư. Bạn có thể phục hồi bất kỳ ổ đĩa nào (C, D...) qua cổng USB, thời gian chỉ khoảng 2-3 phút là xong 4. Boot từ MS-DOS thực (trên CD-ROM, trên ổ A...): vấn đề là phải làm sao phục hồi nhanh ổ C qua cổng USB mà không mất thời gian chép qua ổ cứng. Bạn cần phải có driver của USB để sẵn trong DOS và chuẩn bị thêm các bước như sau: - File autoexec.bat ngoài các dòng chính còn phải có dòng cuối cùng sau: C:\DÓ\GUEST.EXE (bạn phải tạo thư mục DOS trong C và chép file Guest.exe vào đây) - File config.sys có dòng cuối cho driver USB sau: DEVICE=C:\DOS\ASHIEHCLSYS/INT/ALL (bạn phải chép file driver USB Aspiehci.sys vào thư mục DOS trong ổ C) Làm xong khởi động máy lại, bây giờ bạn có thể phục hồi bằng Ghost từ ổ cứng USB qua cổng USB trong DOS dễ dàng và nhanh như chớp rồi đó. Bạn nên tạo thêm thư mục DOSTOOLS trong ổ D hay E, trong thư mục bạn nên chép file Ghost.exe và file Ghostexp.exe (dùng để xem thư mục file Ghost trong Windows) của Norton Ghost 8.2 |
Lưu trữ và chia sẻ tập tin miễn phí với Kytec.com Tương tự như các dịch vụ của chia sẻ tập tin YouSendIt, SendThisFile, RapidShare, Kytec là một trang web mới ra đời gần đây nhưng được đánh giá khá tốt với nhiều ưu điểm như dung lượng lưu trữ nhiều hơn, hỗ trợ công cụ download, tốc độ truyền tải dữ liệu khá nhanh và đặc biệt là miễn phí 100%. |
Dịch vụ này thực hiện lưu trữ tất cả các định dạng tập tin như hình ảnh, âm nhạc, video, sách điện tử... Dung lượng lưu trữ tối đa cho một tập tin là 50 MB. Thực hiện thật đơn giản với thao tác bấm vào nút duyệt tập tin “Browse” và chỉ đến tập tin cần lưu trữ hay chia sẻ trên ổ đĩa cứng của máy tính sau đó nhấp chuột vào nút “Upload”. Kết thúc việc upload tài liệu xong, một màn hình mới hiện ra cung cấp cho bạn các thông tin như tên tập tin, dung lượng tập tin, địa chỉ liên kết để tải về dưới dạng: http://kytec.com/view.php?fid=xxxxx (xxxxx là các ký tự số). Tại màn hình này, bạn có thể upload thêm các tập tin khác và gởi đến địa chỉ liên kết đến tập tin đến địa chỉ email của bạn hay người khác mà bạn muốn chia sẻ. Để tải tập tin về, bạn chỉ việc chép địa chỉ liên kết trên đây và dán vào trình duyệt, trang màn hình mới sẽ hiện ra với địa chỉ liên kết để tải về có dạng như sau: http://kytec.com/uploads/files/xxxxx.000 (000 là phần mở rộng của tập tin). Bạn có thể nhấp phím phải chuột và chọn “Save Target As” hay chép liên kết này và dùng các công cụ tăng tốc download để tải về. |
Khôi phục và sửa chữa file khi bị xoá Dữ liệu khi bị xoá khỏi thùng rác, hoặc bị mất do format nhầm ổ đĩa, hoặc ổ cứng bị hỏng hay file hệ thống trục trặc… không phải hoàn toàn mất đi với điều kiện bạn phải thực hiện biện pháp cứu chữa càng sớm càng tốt |
Thông thường khi file bị xoá “vĩnh viễn”, bạn không thể hồi phục chúng. Các thao tác xoá “vĩnh viễn” bao gồm: xoá trống thùng rác (Recycle Bin) hoặc nhấn nút Shift + Delete để xoá dữ liệu mà không đưa vào thùng rác. Trên thực tế, file bị xoá không hẳn đã mất đi, mà thay vào đó Windows chỉ thay đổi ký tự đầu tiên của nó trong hệ thống quản lý đĩa để hệ điều hành bỏ qua chúng. Khôi phục file bị xoá: Tất cả không gian được file sử dụng trên ổ đĩa đều được Windows đánh dấu lại. Khi file được chuyển vào chế độ xoá vĩnh viễn, chúng sẽ được Windows gán cho thuộc tính “có thể ghi đè”. Chính vì vậy, bản chất của việc hồi phục một file bị xoá là sử dụng công cụ hồi phục tên gốc của file và đánh dấu lại file đó trước khi bị Windows hoặc các ứng dụng khi ghi đè lên. Một trong những công cụ khôi phục file được đề cập ở đây là SystemWorks 2005 http://www.symantec.com/sabu/sysworks/basic/ của hãng Symantec (giá 70USD), EasyRecovery Lite 6 http://www.ontrack.com/easyrecoverylite/ của ontrack (giá 89USD nhưng có thể dùng thử) và tiện ích Restoration http://www.pcworld.com/downloads/file_description/ 0,fid,23108,00.asp miễn phí của Brian Kato. Nếu bạn đang sử dụng Windows XP hoặc 2000, hãy chắc rằng chương trình bạn chọn có khả năng hỗ trợ file hệ thống mà ổ cứng sử dụng (FAT32 hoặc NTFS). Nếu không rõ kiểu file hệ thống, bạn có thể kiểm tra bằng cách nhấn vào biểu tượng My Computer à kích chuột phải vào biểu tượng ổ cứng, chọn Properties, và nhìn vào phần “File system” xem đó là FAT32 hay NTFS. Sửa chữa file bị hỏng: Khi format lại ổ cứng, hay nói một cách chính xác là tạo phân vùng trên ổ đĩa, bạn sẽ tạo ra một chỉ mục (index) để chỉ tới vị trí từng file trên ổ đĩa. Windows 98 và Me sử dụng hệ thống file FAT hoặc FAT32, trong khi Windows XP và 2000 sử dụng FAT32 hoặc NT File System (NTFS). Chỉ mục này còn được biết tới với cái tên là “Bảng cấp phát file” (FAT) trong FAT32, và “Bảng Master File” trong NTFS. Nếu các bảng này bị virus hoặc bị ghi đè hoàn toàn trong quá trình format, Windows sẽ không thể xác định được các file của ổ đĩa. Một chương trình khôi phục dữ liệu có thể hồi phục được bảng FAT hoặc MFT từ bản backup hoặc xây dựng lại chỉ mục. Trong trường hợp không sửa chữa được chỉ mục, các chương trình khôi phục dữ liệu cấp cao vẫn có thể quét ổ đĩa để xác định và hồi phục các file đã mất. Những chương trình như Norton Disk Doctor (trong ứng dụng SystemWorks), Scandisk (trong Windows 98), và Chkdsk (trong tất cả phiên bản Windows) đều có khả năng xác định các sector bị hư hỏng trên ổ cứng và làm nhiệm vụ di chuyển dữ liệu tại khu vực đó tới các sector tốt hơn. Tuy vậy, các tiện ích này không giúp hồi phục được nhiều dữ liệu, mà thay vào đó, bạn cần sử dụng các công cụ chuyên dụng hơn – đó là EasyRecovery DataRecovery (giá 195USD). |
4 cách đăng nhập vào Windows XP khi quên Password Bạn muốn đăng nhập (login) vào Windows XP nhưng lỡ quên mất password rồi thì sao đây? Bạn yên tâm, các phwong án sau đây sẽ giúp bạn login vào windows XP dễ dàng trong trường hợp này. |
Cách 1: Cách này được dùng nếu trước đây, khi tạo password trong “User accounts”, bạn đã có thêm vào dòng “Password hint”cụm từ gọi ý trong trường hợp quên password. Khi bạn gõ nhầm password, Windows sẽ nhắc giúp bạn câu này để có thể giúp bạn nhớ lại password. Cách 2 Đối với cách này, bạn cần tạo đĩa mềm cứu hội khi quên password gọi là “Password reset disk”. Bạn cần lưu ý là đĩa mềm này phải được format lại. Bấm tổ hợp phím Ctrl+Alt+ Nếu khi bấm tổ hợp phím này mà không thấy hộp hội thoại Windows Security hiện ra, mà thay vào đó là Windows Task Manager thì bạn hãy làm theo cách sau: Vào User Account trong Control Panel, bấm chọn Change the way user log on or off và bỏ đánh dấu chọn vào Use the Welcome Screen. Bây giờ bạn bấm lại tổ hợp phím Ctrl+Alt+ Sử dụng đĩa mềm này cũng rất đơn giản: Khi vào Windowws, một khi bạn đã gõ sai password thì hộp thoại “Login Failed” hiện ra, bạn chọn Reset. Trình Password reset wizard sẽ giúp bạn tạo mới một password hit vào phần reset the user account password rồi bấm nút OK. Sau khi quá trình này hoàn tất, bạn trở lại hộp thoại đăng nhập và login bằng password vừa mới tạo. Nếu bạn để trống, có nghĩa bạn chọn đăng nhập vào windows mà không cần password. Một vào lưu ý khi sử dụng Password reset disk: Đối với hệ điều hành Windows XP sẽ có một file riêng. Do vậy, bạn không thể dùng đĩa password reset disk của máy tính này để reset password cho máy tính khác. Bạn cũng có thể dùng đĩa password reset đík để thay đổi tài khoản trên máy chủ trong mạng LAN Cách 3 Cách này là đăng nhập bằng tài khoản quản trị (administrator) để reset lại password cho user. Với tài khoản quản trị này, sau khi vào Windowws, bạn bấm tổ hợp phím Win+R. Sau đó, bạn gõ vào control userpassword2. Tiếp theo, bạn chọn vào reset password trên account đã quên password. Giờ bạn chỉ cần chọn một password mới cho user này và confirm (xác nhận) là hoàn tất! hoặc bạn có thể vào User account để thay đổi (change) trực tiếp password cho account này. Cách 4 Bạn cũng đăng nhập vào hệ thống với tài khoản administrator. Sau đó bấm tổ hợp phím Win+R và chạy compmgmt.msc. Vào thư mục User trong Local User and Gróup. Bấm phải vào user đã mất password, chọn Set Password. Bấm chọn Proceed. Tiếp theo, bạn chỉ cần gõ password và xác nhận lại. Bấm nút OK để kết thúc. |
In địa chỉ trên bao thư bằng MS Word 2000 Bạn sẽ nhanh chóng in được địa chỉ của người gửi cũng như người nhận lên bao thư bằng một cách hiệu quả và thẩm mỹ bằng chức năng Letters and Maillings của Word. Cách thực hiện như sau: |
Bước 1: Chọn menu Tools>Envelopes and Labels. Chọn tab Envelopes để thực hiện việc tạo nhãn bao thư Bước 2: Chọn Options để thay đổi kích thước của bao thư. Chọn kích thước bao thư, nếu kích thước bạn cần không có sẵn trong danh sách, chọn Customize size... trong Envelope size. Bạn có thể thay đổi font chữ hoặc căn chỉnh vị trí của dòng địa chỉ người gửi và người nhận trong Delivery address và Return address Bước 3: Vẫn trong phần Envelope Options nhưng bạn chọn tab Printing Options và chọn kiểu in thích hợp Bước 4: Sau khi hoàn tất bước 2 và 3 thì công việc của bạn là nhập địa chỉ người nhận và người gửi. Bấm Add to Document và Word sẽ hiển thị nội dung bao thư để bạn có thể xem trước khi in. Bạn có thể sửa lại nội dung trực tiếp từ đây. Lưu ý là khi in bạn phải để hướng của bao thư theo như kiểu bạn đã chọn ở bước 3 để tránh việc có thể bị in sai. |
Bạn có biết cách xoá dữ liệu? Thật sai lầm khi cho rằng chỉ cần delete hay format là có thể xóa được dữ liệu! |
Cảnh báo khi xóa dữ liệu Bạn thường format hay delete tất cả các tập tin trong flash drive (ổ cứng di động) trước khi cho đồng nghiệp trong công ty mượn. Nhưng bạn có biết rằng chỉ với vài thao tác, dữ liệu (DL) đã bị xóa hoàn toàn có thể phục hồi? Nếu đó là DL tối mật của công ty hay hình ảnh riêng tư của bạn thì thật đáng tiếc. Đó chỉ là một trong nhiều trường hợp mà cá nhân hay công ty có thể làm lộ DL vì "thiếu hiểu biết". Còn hàng loạt các trường hợp khác: bỏ đi hay tặng máy tính cũ, trả lại máy tính thuê (trên đó còn lưu trữ DL của doanh nghiệp trong quá trình thuê máy), chuyển máy tính cũ cho nhân viên mới sử dụng, đem ổ đĩa cứng đi bảo hành... Ngoài ra, có nhiều trường hợp mà xóa sạch DL là việc bạn rất muốn làm. Chẳng hạn, xóa email cũ, xóa sạch đĩa cứng để cài đặt lại hệ điều hành hay phần mềm mới, xóa mầm mống DL mà virus để lại trên máy tính, xóa DL đã chép tạm từ đĩa cứng này sang đĩa cứng khác... Delete hay format không tẩy sạch DL Các chương trình ứng dụng đều tạo ra các tập tin, được lưu vào đĩa cứng hay các loại đĩa khác như đĩa mềm, CD, DVD kể cả băng từ và flash drive (gọi chung là media). Thực chất, với lệnh delede, ND chỉ xóa đường dẫn đến DL chứ không xóa thông tin ra khỏi đĩa cứng. Điều này giống như bạn chỉ bỏ trang mục lục của một cuốn sách mà chưa hủy những trang hay chương sách tương ứng. Vậy để bảo mật thông tin các dự án, thông báo nội bộ, số liệu tài chính-kế toán, dữ liệu khách hàng... bạn cần đến những phần mềm "tẩy sạch" DL đáng tin cậy. Tiện ích giúp tẩy sạch DL Hiện nay, hầu hết phần mềm hỗ trợ tẩy sạch DL chạy trên nền DOS nên tương đối kém thân thiện với ND. Cũng có một số tiện ích chạy trên Windows 9x/2000/XP và dễ dùng hơn. Nhưng có lẽ việc hỗ trợ xóa DL nên dành cho bộ phận CNTT trong doanh nghiệp. Chúng tôi ghi ra đây một vài website tham khảo. Chắc hẳn bộ phận CNTT của các doanh nghiệp có thể dễ dàng tải và dùng thử các phiên bản demo, hay shareware trước khi quyết định chọn mua một phần mềm ưng ý nhất. Các phương pháp tẩy sạch DL 1. 2. DoD: phương pháp của Bộ Quốc Phòng (BQP) Mỹ. Đây là biến thể của phương pháp - Khử từ (degauss - dùng từ trường để tái lập lại các thanh từ trong thiết bị) bằng thiết bị khử từ loại I hay II - Overwrite mọi địa chỉ trên ổ cứng bằng 1 ký tự, kể cả các thành phần liên quan, rồi tiếp tục overwrite bằng ký tự ngẫu nhiên và kiểm tra-xác nhận (verify). Tuy nhiên, BQP Mỹ cũng lưu ý rằng phương pháp này không dùng để xóa dữ liệu lưu trữ thông tin tuyệt mật (top secret information). - Hủy thiết bị lưu trữ thông tin, bao gồm tháo rã mọi thành phần của thiết bị lưu trữ (disintegrate), đốt hủy (incinerate), nghiền thành bột (pulverize), cắt vụn (shred), làm tan chảy bằng nhiệt độ (smelt). 3. Guttman: DL được overwrite 35 lần. Phương pháp này dùng ký tự ngẫu nhiên để overwrite và áp dụng các thuật toán mã hóa của nhiều hãng sản xuất đĩa cứng như RLL (run length limited), MFM (modified frequency modulation), PRML (partial - response)... 4. Xóa theo tiêu chuẩn của Đức 5. Phương pháp overwrite tuỳ chọn 1- 99 lần Lưu ý quan trọng: Cơ sở duy nhất để ngăn chặn phục hồi DL là overwrite (ghi đè). Song phải overwrite bao nhiều lần mới đủ? Có những người tin rằng chỉ cần overwrite 1 lần. Thật ra, overwrite càng nhiều lần thì càng giảm đi cơ hội phục hồi DL. Tuy vậy, ND cần lưu ý phát biểu của chuyên gia Peter Guttman: "...không thể xoá sạch (santinize) DL dù cho có overwrite bao nhiêu lần hay bằng kiểu nào đi chăng nữa!". Đây lại là một vấn đề nằm ngoài bài viết này! Một số phần mềm xoá dữ liệu và website tham khảo BCWipe: http://www.jetico.com/index.htm#/bcwipe.htm Data Eraser: http://www.ontrack.co.uk Directory Snoop: http://www.briggsoft.com/dsnoop.htm Disk CleanUp 2000: http://www.gregorybraun.com/CleanUp.html Eraser: http://www.tolvanen.com/eraser M-Sweep: http://www.securedata.com/ms.html PGP Wipe: http://web.mit.edu/network/pgp.html RMD: http://www.dmares.com/maresware/ps.htm#RM WipePro+: http://www.marcompress.com Wipe Info: http://www.symantec.com With Out a Trace: http://www.karmadromesoft.com |
Phần mềm từ điển đa ngôn ngữ Clicktionary là loại phần mềm vừa có chức năng dịch tra từ nhờ vào kho từ vựng tổng quát, vừa có cả chức năng xây dựng từ vựng. Muốn tra từ, bạn chỉ cần nhấp chuột lên từ cần tra. Với Clicktionary, bạn có thể dịch từ Anh sang Đức hoặc Anh - Hoa, Anh - Việt. |
Bạn có thể lưu trữ những từ đã dịch vào Personal Vocabulary (Vốn từ cá nhân). Tính năng này giúp bạn có thể lưu trữ từ ngữ để ôn lại sau này; nhờ đó bạn dễ dàng ôn lại những từ cần thiết – dễ dàng học tập và ghi nhớ. Tải miễn phí phần mềm http://www.cleverlearn.com/VN/vi/clicktionary_download.jsp |
Đọc file PDF khi không có phần mềm Acrobat Reader Nếu bạn đang truy cập Internet tại một quán Net nào đó và cần mở một PDF ra để đọc tài liệu… thì không phải lúc nào cũng thực hiện được. Đơn giản là máy ở hàng Net ít khi nào cài đặt phần mềm, nhất là Acrobat Reader (thậm chí nhiều khi còn không có cả bộ Office để đọc các file Word và Excel.. ). |
Vậy bạn sẽ làm thế nào, chẳng lẽ download cả bộ phần mềm Acrobat Reader về để cài đặt? Giải pháp này không khả thi vì dung lượng của Acrobat Reader khá lớn, nếu bạn định download về và cài đặt thì chắc phải đợi đến … “Tết Tây” mới xong. Có một giải pháp nhanh chóng và gọn nhẹ để giải quyết vấn đề này, đó là sử dụng phần mềm “Foxit PDF Reader”, có dung lượng rất nhỏ (chưa tới 1MB). Quá trình cài đặt “Foxit PDF Reader” cũng diễn ra rất nhanh chóng. Phần mềm sẽ khởi động thẳng vào giao diện sử dụng mà không trải qua bước hiển thị màn hình “chào hỏi” (Welcome Screen). Ngoài chức năng xem file PDF, Foxit PDF Reader còn cho phép người dùng in trực tiếp loại văn bản này ra giấy. * Tải miễn phí phần mềm Foxit PDF Reader http://www.foxitsoftware.com/pdf/rd_intro.php |
Đánh dấu, tạo liên kết trong văn bản Khi xem các văn bản dài gồm nhiều trang, muốn xem một đoạn hay một phần đề mục nào đó trong văn bản, bạn phải cuộn qua các trang để tìm. Công việc này sẽ nhanh hơn khi bạn sử dụng chức năng đánh dấu (Bookmark) và tạo liên kết (Hyperlink) trong văn bản |
Bookmark - Đánh dấu đoạn văn bản Quét chọn ký tự, một từ hay 1 đoạn nào đó ở đầu vùng văn bản cần đánh dấu. Bấm menuInsert > Bookmark. Ở cửa sổ bookmark vào ô Bookmark name và bấm nút Add. Lưu ý, tên bookmark không được bắt đầu bằng số, bởi vì nút Add sẽ bị mờ đi khi đặt tên cho bookmark bằng số. Hyperlink - Tạo liên kết Quét chọn ký tự, một từ, một đoạn văn bản nào muốn tạo liên kết, bấm menu Insert > Hyperlink (Hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + K). Ở cửa sổ Insert Hyperlink hiện ra, bấm nút Bookmark và bấm chọn một bookmark đã tạo trong phần Bookmark của cửa sổ Ngoài việc chọn bookmark đã tạo để liên kết trong văn bản, bạn còn có thể chọn liên kết đến bất kỳ file, địa chỉ trang web xác định. Để thcj hiện điều này, thay vì bấm nút Bookmark như thao tác vừa rồi, bạn bấm chọn file liên kết đến trong cửa sổ hiện ra, hoặc gõ vào địa chỉ trang web muốn liên kết đến vào ô Address, cuối cùng bấm OK. Thao tác trên văn bản có sử dụng Bookmark và Hyperlink Vùng văn bản đã tạo liên kết sẽ có màu xanh, khi rê chuột lên các liên kết sẽ xuất hiện phần chú thích liên kết (nếu có) và bảng thông báo liên kết, cùng gợi ý giữ phím Ctrl và bấm chuột vào liên kết. Để đến một vị trí của liên kết đã tạo, bấm giữ phím Ctrl và bấm chuột vào liên kết. Ngay lập tức, cửa sổ soạn thảo sẽ nhảy đến vị trí đã đánh dấu bằng Bookmark và dùng Hyperlink để liên kết đến nó. Còn nếu bạn liên kết đến một file, địa chỉ trang web thì nó sẽ mở file, trang web đó. Bằng việc kết hợp Bookmark và Hyperlink, bạn dễ dàng tạo ra các đề mục hay mục lục cho tài liệu có nhiều trang |
Hỗ trợ làm đồ án, thuyết minh trong MS-Word Khi bạn làm một luận án tốt nghiệp, một thuyết minh, với MS-Word thì số trang văn bản rất lớn, đôi khi phải chèn hình rất nhiều làm tăng dung lượng của tập tin, dễ bị lỗi hoặc khi số trang của bạn quá nhiều cần phải làm mục lục? |
Trong MS-Word có phần hỗ trợ chèn hình vào văn bản mà khi chép mang đi máy khác bạn có thể thoải mái chép phần chữ riêng, phần hình riêng vào đĩa mềm chứ không cần phải nén tập tin, dùng flash disk hay chép vào CD... Khi số trang của bạn quá nhiều, MS-Word có chức năng hỗ trợ làm mục lục nhanh và khi bạn có chỉnh sửa trên văn bản thì sẽ có chức năng tự cập nhật số trang cho phù hợp, bạn không phải mất nhiều thời gian để làm công việc này. Đồng thời khi kiểm duyệt văn bản ta muốn đến phần nào đó trong văn bản cũng nhanh hơn. Chèn hình 1. Vào InsertPictureFrom File... 2. Khi hộp thoại hiện lên, ta chọn hình cần chèn, thay vì ấn vào nút "Insert" thì chọn "Link to File". Với chức năng này, ta chỉ chèn đường dẫn đến tập tin hình ảnh chứ không chèn trực tiếp hình vào văn bản. Khi chép ra ngoài có thể chép tập tin Word riêng và tập tin hình ảnh riêng. 3. Sau đó, bạn chỉ cần chép trở lại tất cả vào một thư mục thì hình ảnh sẽ tự động được chèn vào văn bản, không ảnh hưởng nhiều đến dung lượng của tập tin, đồng thời khi bạn soạn thảo văn bản cũng sẽ nhanh hơn. Làm mục lục 1. Đầu tiên, Ta phải tạo một "Style" chuẩn như sau: Vào FormatStyles and Formatting. Sau đó, ta định các Style ( 2. Sau đó, ta quay trở lại văn bản, để con trỏ chuột tại các phần tương ứng (Phần, chương,...) chọn các Styles tương ứng (Phần này ta có thể cùng lúc vừa đánh máy vừa chọn, hoặc sau khi hoàn tất văn bản ta thực hiện cũng được) 3. Khi cần làm mục lục, ta tiến hành như sau: Vào InsertReferenceIndex and Tables... Hộp thoại sẽ hiện lên, bạn chọn Tab: Table of Contents. Trên Tab này có rất nhiều tùy chọn: Hiển thị số trang (Show page numbers), Canh phải số trang (Right align page numbers), kiểu phân cách (Tab leader), mức độ hiển thị (Show levels),... Ta ấn nút OK để hoàn tất. Lúc này, MS-Word sẽ căn cứ Styles bạn đã định cho các phần trước đó mà cho ra một bản mục lục chính xác và đẹp mắt. Sau này khi cần kiểm tra, chỉnh sửa một phần nào đó của văn bản, bạn chỉ cần click vào mục lục, dấu nháy sẽ di chuyển đến đó. |
Vẽ hình trong MS-Word Ngoài chức năng chính là soạn thảo văn bản, trong MS-Word cũng hỗ trợ chức năng vẽ hình tương đối tốt. Một số hình vẽ đơn giản có thể vẽ trực tiếp trong MS-Word mà không cần vẽ từ các phần mềm khác rồi phải chèn vào vừa mất thời gian, lại làm tăng dung lượng của tập tin. |
Ngoài chức năng vẽ các đường thẳng, hình vuông, hình tròn... MS-Word còn có thể vẽ các đường cong phức tạp, đường gãy khúc liên tục.... Để thực hiện việc vẽ hình, đầu tiên nếu trên màn hình chưa có thanh công cụ vẽ hình thì bạn lấy ra như sau: Click phải chuột lên một thanh công cụ bất kỳ, chọn Drawing. Trên thanh công cụ bao gồm khá đầy đủ các chức năng vẽ, tô màu, chọn bề dày nét vẽ, kiểu nét vẽ, vẽ các hình khối, các mẫu hình chuẩn... Khi cần vẽ đoạn thẳng, click vào biểu tượng vẽ đường thẳng, ấn và giữ phím Shift, khi đó con trỏ chuột sẽ di chuyển theo đường thẳng. Khi cần copy một đối tượng nào đó, bạn ấn và giữ phím Ctrl, đưa con trỏ đến đối tượng, click & drag đến nơi cần copy. Khi cần vẽ một đường cong phức tạp, bạn vào: AutoShapes > Lines > Curve trên thanh công cụ Drawing, tương tự, vào AutoShapes > Lines > FreeForm để vẽ các đường gãy khúc. Nếu đường cong, gãy khúc chưa như ý muốn, bạn click phải chuột vào đối tượng rồi chọn "Edit Points", lúc này các điểm neo trên đường sẽ hiện lên, bạn có thể tự do điều chỉnh theo ý muốn, hoặc bạn có thể thêm điểm vào (add points), xóa bớt điểm (delete points) để điều chỉnh đường nét mềm mại hơn. Muốn tô màu toàn bộ đối tượng thì đòi hỏi đối tượng đó phải được tạo nên từ một đường khép kín, để làm được điều này bạn chỉ việc click phải chuột vào đối tượng và chọn "Close Patch" Đồng thời ngoài những màu cơ bản, bạn có thể lót bên dưới hình vẽ bằng các mẫu tô sẵn có, hình vẽ... (Fill Color\Fill Effects). Ngoài ra, để tiện lợi trong khi vẽ, MS-Word có chức năng hiển thị lưới trên trang văn bản để bạn dễ cân chỉnh hình vẽ, chức năng bắt điểm giữa các đối tượng với nhau, giữa đối tượng với lưới cách thực hiện như sau: Trên thanh công cụ Drawing, click Draw\Grid, lúc này hộp thoại tùy chọn sẽ hiện lên. Bạn click chọn "Display gridlines on screen" để hiển thị mạng lưới, định bề rộng, chiều cao của các mắt lưới ở box Vertical spacing, Horizontal spacing. Định khoảng giữa các mắt lưới theo chiều ngang và chiều dọc ở box Vertical every, Horizontal every (cách nhau 2 mắt lưới, 3 mắt lưới... ). Để bắt một đối tượng đến lưới, bạn chọn Snap objects to grid (nghĩa là khi bạn vẽ, đầu mút của đối tượng sẽ tự động liên kết đến vị trí các mắc lưới một cách nhanh chóng và chính xác mà bạn không cần phải căn chỉnh).Tương tự, khi cần sự liên kết giữa các đối tượng bạn hãy click chọn "Snap objects to other objects". Sau khi hoàn tất hình vẽ, để tránh trong quá trình chỉnh sửa, dàn trang văn bản, các đối tượng sẽ nhảy lung tung làm hình vẽ của bạn bị sai, biến mất trên văn bản bạn hãy liên kết (Group) chúng lại như sau: Giữ Shift và click chọn các đối tượng hoặc nhanh hơn bạn có thể vào biểu tượng Select object trên thanh công cụ Drawing, sau đó click & drag để chọn các đối tượng. Vào Draw\Group để liên kết các đối tượng lại với nhau, lúc này tất cả hình vẽ là một khối thống nhất, bạn có thể yên tâm chỉnh sửa văn bản. |
Thể hiện tên tập tin, thư mục đúng như bạn gõ vào
Một số phiên bản Windows có chức năng tự động điều chỉnh lại tên tập tin, thư mục (trong trường hợp bạn gõ vào toàn chữ hoa) để cho ... đẹp. Ví dụ: bạn tạo một thư mục và đặt tên là DATA, Windows sẽ tự động điều chỉnh thành Data. Nếu không thích như vậy, bạn có thể tắt chức năng này bằng cách:
Mở Registry lên, tìm đến khóa sau:
[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Explorer]
Nhấn phải vào cửa sổ bên phải, chọn New > Dword Value, đặt tên là DontPrettyPath, nhấn kép vào giá trị vừa tạo, trong ô Value Data, gõ vào 1 nếu muốn tắt hoặc 0 nếu muốn bật chức năng này.
Tạo thư mục (folder) một cách nhanh chóng
Bình thường, trong Windows Explorer, muốn tạo thư mục mới, bạn phải nhấn chuột phải vào vùng trống rồi chọn New/ Folder trong menu shortcut (hay vào menu File/ New/ Folder). Để việc tạo thư mục mới nhanh hơn, trong chương trình Windows Explorer, vào menu Tools/ Folder Options -> chọn thẻ File Types -> chọn Folder -> nhấn nút Advanced.
Trong cửa sổ Edit File Type hiện ra, nhấn nút New -> cửa sổ New Action, nhập NewFolder vào ô Action -> trong ô Application used to perform action, nhập:
c:\windows\system32\cmd.exe /c MD """%1\NewFolder""" (đối với Windows XP)
hoặc c:\winnt\system32\cmd.exe /c MD """%1\NewFolder""" (đối với Windows 2000)
Nhập xong, nhấn nút OK -> nhấn OK trên tất cả các cửa sổ còn lại cho đến khi thoát khỏi Folder Options. Từ bây giờ, khi bạn nhấp chuột phải lên thư mục bất kỳ, bạn sẽ thấy xuất hiện thêm một mục mới là NewFolder, nhấn vào đó sẽ tạo thư mục mới nằm trong thư mục bạn chọn và có tên là NewFolder.
Bài liên quan
.jpg)
.jpg)
.jpg)
